Kontrahent z faktury KSeF a kartoteka Symfonii FK: kiedy program go odnajduje, kiedy zakłada nowego i czego nie synchronizuje

Każda faktura z KSeF ma kontrahenta opisanego NIP-em, nazwą i adresem, a Symfonia FK potrzebuje czegoś innego: pozycji w swojej kartotece kontrahentów. Integrator KSeF do Symfonii łączy jedno z drugim przy każdym dokumencie — odnajduje kontrahenta, który już jest w Symfonii, albo zakłada nowego. Poniżej opisujemy, w jakiej kolejności to robi, co przy tym zapamiętuje i gdzie zwykła „synchronizacja kontrahentów” wymaga od księgowej jednego świadomego kliknięcia.

Integrator KSeF do Symfonii bez limitów dokumentów

Pobiera faktury z Krajowego Systemu e-Faktur oraz pliki JPK i przenosi je wraz z dekretacją do Symfonia Finanse i Księgowość (F50/ERP).

Przez 30 dni bezpłatnie, w pełnym zakresie pakietu PRO365 — bez limitu dokumentów, firm i stanowisk. Bez zobowiązań: po 30 dniach decydujesz, czy zostajesz.

Pobierz na 30 dni bezpłatnie →

Z KSEF I Z PLIKÓW JPK PROSTO DO KSIĘGOWANIA

01 Pobiera faktury z KSeF i pliki JPK

→

02 Dekretuje wzorce i schematy księgowań

→

03 Przekazuje do bufora w Symfonia Finanse i Księgowość

To nie jest synchronizacja w obie strony

Zacznijmy od tego, czego program nie robi. Nie utrzymuje dwóch równorzędnych kartotek, które co jakiś czas wymieniają się zmianami. Źródłem prawdy jest kartoteka Symfonii FK: to w niej program szuka kontrahenta przy wysyłce i to w niej zakłada nowego. Wszystko, co program trzyma u siebie, jest albo kopią, albo jego własnym zapisem, który do Symfonii nie trafia.

Cztery momenty, w których program patrzy na kontrahenta

Pozycja kontrahenta nie zapada w jednym miejscu. Program dotyka kontrahenta w czterech sytuacjach i w każdej sprawdza inną bazę:

1. Wczytanie faktur. Program przypisuje pozycję tylko tym kontrahentom, dla których istnieje zapamiętane ręczne uzgodnienie — ze zgodnym kodem, miejscowością i NIP-em. Pozostali czekają.
2. Ręczne uzgodnienie. Księgowa wskazuje kontrahenta z kartoteki, a program zapamiętuje to przypisanie na kolejne importy. Wybór „Stwórz automatycznie” niczego nie zapamiętuje — kontrahent przejdzie zwykłe wyszukiwanie przy wysyłce.
3. Polecenie „Uzgodnij kontrahentów z FK”. Dla zaznaczonych dokumentów program sprawdza, czy kontrahent istnieje — najpierw w kopii kartoteki, a gdy tam go nie ma, w Symfonii. Oznacza go pozycją albo plusem „do dodania”. Niczego nie zakłada i nic nie zapisuje do FK. W wydaniu 2026.4.1001.0 to sprawdzanie przyspieszyło, ma postęp „n / N” i przycisk „Przerwij sprawdzanie”.
4. Wysyłka do Symfonii FK. Tu działa pełny algorytm z diagramu na początku wpisu: wyszukanie w kartotece Symfonii i, w razie potrzeby, założenie kontrahenta.

Stan każdego dokumentu widać na liście faktur, w kolumnie „Pozycja”:

Numer — kontrahent jest w Symfonii pod tą pozycją; plus — zostanie założony przy wysyłce; „Do uzg.” — jeszcze niesprawdzony. Widok poglądowy — dane są przykładowe.

Wysyłka: pięć kroków, pierwsze trafienie wygrywa

Przy wysyłce program sprawdza warunki z diagramu po kolei, od lewej. Pierwszy, który da pozycję kontrahenta, kończy szukanie:

1. Kontrahent bez NIP-u przy włączonym „Zawsze twórz nowego kontrahenta”. Gdy NIP ma mniej niż trzy cyfry, program szuka w Symfonii po kodzie, a potem po kodzie złożonym z nazwy, miejscowości i ulicy. Nie znajdzie — zakłada nowego.
2. Pozycja przypisana wcześniej. Z ręcznego uzgodnienia, z polecenia „Uzgodnij kontrahentów z FK” albo z wcześniejszej wysyłki tego dokumentu w tej samej sesji. Jest używana bez ponownego sprawdzania w Symfonii.
3. Dokumenty bez NIP-u przypisywane do wskazanego kontrahenta — gdy to ustawienie jest włączone, a NIP jest pusty albo równy jednej z fraz traktowanych jako brak NIP-u.
4. Wyszukanie w kartotece Symfonii FK. Kontrahenta krajowego program szuka po NIP-ie w kilku zapisach: bez kresek, z kreskami i z prefiksem „PL”. Zagranicznego — po NIP-ie z prefiksem kraju i bez niego, sprawdzając przy tym kod kraju znalezionego kontrahenta (od wydania 2026.4.0807.2; wcześniej dokument zagraniczny mógł trafić do polskiego kontrahenta o zbieżnym numerze). Bez NIP-u — po kodzie kontrahenta.
5. Nic nie znaleziono — program zakłada nowego kontrahenta w Symfonii FK.

W kroku czwartym jest jeden przypadek wart zapamiętania. Gdy w Symfonii jest kilku kontrahentów z tym samym NIP-em, program wybiera tego, którego kod zgadza się z kodem z dokumentu. Jeśli żaden się nie zgadza, traktuje to jak brak kontrahenta i zakłada kolejnego.

Kiedy w Symfonii pojawia się nowy kontrahent

Nowy kontrahent powstaje wyłącznie podczas wysyłki dokumentu. Dostaje z dokumentu kod, nazwę, miejscowość, ulicę, kod pocztowy, NIP i kod kraju; kontrahent z kraju Unii Europejskiej innego niż Polska dostaje status kontrahenta unijnego. Najwięcej pytań budzi kod, bo Symfonia wymaga, żeby był unikalny:

Kontrahenci bez NIP-u

Paragon z NIP-em „brak”, faktura dla osoby fizycznej, sprzedaż detaliczna — dla takich dokumentów są dwa ustawienia w Ustawienia → Ustawienia, na zakładce „Kontrahenci bez NIP”:

• „Zawsze twórz nowego kontrahenta w kartotece” — kontrahent bez NIP-u jest szukany po kodzie, a nie znaleziony — zakładany. To ustawienie ma pierwszeństwo.
• „Dokumenty bez NIP przypisuj do wybranego kontrahenta” — wszystkie takie dokumenty trafiają do jednego kontrahenta istniejącego w Symfonii, np. „Detal”.

Od wydania 2026.4.1001.0 jest też pole „Frazy traktowane jako brak NIP”. Wpisujesz w nie wartości, które w polu NIP oznaczają w praktyce jego brak — „1”, „brak”, ciąg zer — rozdzielone przecinkami. Kontrahent z taką wartością jest obsługiwany jak kontrahent bez NIP-u, zamiast być dopasowywany po „numerze”.

Kopia kartoteki: szybka, ale tylko na chwilę ostatniego pobrania

Kopia kartoteki w programie przyspiesza przeglądanie i podpowiedzi, ale nie zastępuje sprawdzenia w Symfonii przy wysyłce. W wydaniu 2026.4.1001.0 wczytuje się raz w trakcie pracy z firmą — z kopii, a z Symfonii tylko wtedy, gdy kopii jeszcze nie ma. Aktualną kartotekę pobiera przycisk „Odśwież” w oknie Kartoteki → „Kontrahenci” i zapisuje przy tym wyłącznie zmiany. Adres e-mail kontrahenta z Symfonii przechodzi do kopii; adres wpisany w programie zostaje, gdy w Symfonii e-maila brak.

W tym samym oknie przełącznik „Symfonia” / „Integrator” pokazuje albo kopię kartoteki FK, albo kontrahentów z faktur KSeF i JPK zapisanych w bazie programu. Przełącznik „Źródło: ITG” / „SQL” wybiera, skąd pobierać kartotekę Symfonii: przez obiekty integracji Symfonii albo bezpośrednio z bazy SQL firmy, co wymaga dostępu SQL. Jak to wygląda przy kartotece rzędu 100 000 pozycji, opisujemy w osobnym wpisie: Kartoteka kontrahentów przy 100 000 pozycji.

Gdzie automat potrzebuje człowieka

Algorytm jest przewidywalny, ale ma trzy miejsca, w których przewidywalność działa na niekorzyść, jeśli się o nich nie wie:

Pełny opis z diagramem i ilustracjami okien: Algorytm uzgadniania kontrahentów z Symfonią FK.