Integrator KSeF do Symfonii dekretuje fakturę w chwili jej wczytania i robi to według schematu księgowania, który sam wybiera spośród kilku możliwych. Gdy dokument ląduje na koncie, którego nie zakładałeś, nie ma sensu zaglądać od razu do planu kont — najpierw trzeba ustalić, skąd program wziął schemat. Poniżej opisujemy dekretację faktur KSeF od tej strony: cztery źródła schematu, kolejność, w jakiej są sprawdzane, i dwie różne zasady rozstrzygania, które łatwo pomylić.
Integrator KSeF do Symfonii
bez limitów dokumentów
Pobiera faktury z Krajowego Systemu e-Faktur oraz pliki JPK i przenosi je wraz z dekretacją do Symfonia Finanse i Księgowość (F50/ERP).
Przez 30 dni bezpłatnie, w pełnym zakresie pakietu PRO365 — bez limitu dokumentów, firm i stanowisk. Bez zobowiązań: po 30 dniach decydujesz, czy zostajesz.
Cztery źródła, jedna kolejność
Schemat księgowania zastosowany do faktury może pochodzić z czterech miejsc. Program sprawdza je od góry i na pierwszym trafieniu kończy — źródło wyższe wyklucza sprawdzanie niższych:
- Schemat wskazany ręcznie. Wybór użytkownika dla konkretnego dokumentu (albo jego pozycji) obowiązuje bezwarunkowo. Od wydania 2026.4.0910 jest zapamiętywany: kolejne wczytanie faktur z KSeF nie nadpisuje go już schematem wyznaczonym automatycznie.
- Schemat ze wzorca typu dokumentu. Jeśli do faktury pasuje wzorzec z okna „Definicje typów dokumentów i rejestrów VAT", obowiązuje schemat wskazany w tym wzorcu — dla całego dokumentu.
- Schemat dopasowany frazą w opisie pozycji. Sprawdzany osobno dla każdej pozycji, według fraz z edytora schematów księgowania.
- Schemat domyślny — dla pozycji, której nie dopasowano żadnej frazy. Właściwy dla kierunku VAT: „Vat należny" przy sprzedaży, „Vat naliczony" przy zakupie.
Najczęstsze nieporozumienie wynika z punktu drugiego. Skoro wzorzec wyklucza niższe źródła, frazy z edytora schematów nie są w ogóle sprawdzane, gdy do dokumentu pasuje jakikolwiek wzorzec — także ogólny, bez żadnych kryteriów. Zdefiniowałeś frazę „paliwo", a pozycja z paliwem i tak idzie na schemat wzorca? Tak to ma działać.
Wzorce sprzedaży: wygrywa ostatni na liście
Wzorzec przypisuje fakturze typ dokumentu, rejestr VAT i schemat księgowania — osobno dla dokumentu zwykłego i dla korekty. Przy sprzedaży może mieć trzy kryteria:
- rodzaj faktury z KSeF (VAT, KOR, ZAL, ROZ, UPR, KOR_ZAL, KOR_ROZ) — puste pole znaczy „każdy rodzaj";
- fraza w numerze dokumentu albo w opisie pierwszej pozycji — wystarczy trafienie w którymkolwiek z tych miejsc;
- forma płatności zawierająca podaną frazę (np. „Przelew", „Gotówka").
Z listy wzorców odpadają te, których rodzaj nie zgadza się z fakturą. Wzorzec bez żadnego kryterium pasuje do każdej faktury; wzorzec z kilkoma kryteriami wymaga spełnienia wszystkich naraz. Spośród tych, które przeszły, zostaje ostatni na liście — każde kolejne trafienie zastępuje poprzednie.
Konsekwencja jest praktyczna i nieprzyjemna: przy sprzedaży wzorzec dopasowany po jednym kryterium waży tyle samo co dopasowany po trzech. O wyniku rozstrzyga wyłącznie kolejność, więc wzorce ogólne ustawiaj wyżej, a szczegółowe niżej. Odwrotnie ustawiony zestaw zadziała tak, że „wzorzec na wszystko" przykryje wszystkie wyjątki.
Fraza może mieć znaki wieloznaczne: % to dowolny ciąg znaków,
_ dowolny pojedynczy znak, a [0-9] znak z zakresu.
Wzorzec FS/%/07/% złapie więc faktury lipcowe, bez wpisywania
każdego numeru z osobna. Fraza bez tych znaków jest sprawdzana jako zwykły
fragment tekstu, bez rozróżniania wielkości liter.
Wzorce zakupu: wygrywa najbardziej szczegółowy
Zakup rozstrzyga się inaczej — nie kolejnością, tylko punktami. Kryteria są szersze: oprócz rodzaju faktury i frazy jest też rodzaj księgowania z AkceptujFaktury.pl (nieoznaczony, koszt, magazyn, magazyn+koszt), o ile dokument przeszedł przez ten serwis. Zasada wygląda tak:
- wzorzec, w którym rodzaj faktury albo rodzaj księgowania nie zgadza się z dokumentem, odpada;
- odpada też wzorzec, który ma frazę (albo frazę płatności), ale nie została spełniona;
- reszta dostaje po punkcie za zgodny rodzaj faktury, zgodny rodzaj księgowania i spełnioną frazę (fraza i fraza płatności liczą się razem jako jedno kryterium);
- zastosowany zostaje wzorzec z najwyższą liczbą punktów; przy remisie decyduje kolejność na liście.
Dzięki temu wzorzec dopasowany po rodzaju, rodzaju księgowania i frazie wyprzedza wzorzec dopasowany samą frazą — niezależnie od tego, który leży wyżej. To odwrotność zasady ze sprzedaży i dlatego warto je mieć obok siebie:
| Sprzedaż | Zakup | |
|---|---|---|
| Kto wygrywa | ostatni spełniający warunki wzorzec na liście | wzorzec z największą liczbą punktów |
| Waga kryteriów | równa — jedno kryterium waży tyle, co trzy | każde spełnione kryterium to punkt |
| Gdzie szuka frazy | w numerze dokumentu i w opisie pierwszej pozycji | w opisie z AkceptujFaktury.pl i w opisie pierwszej pozycji — nie w numerze |
| Kryteria poza frazą | rodzaj faktury, forma płatności | rodzaj faktury, rodzaj księgowania z AkceptujFaktury.pl, forma płatności |
| Co ustawić wyżej | wzorce ogólne, szczegółowe niżej | kolejność ma znaczenie tylko przy remisie |
Fraza nie jest przy zakupie szukana w numerze faktury z prostego powodu: numery nadaje wystawca i nie tworzą powtarzalnego wzoru, na którym dałoby się coś oprzeć. Jeśli pisałeś wzorzec zakupu z frazą z numeru i nic się nie dzieje, to jest ten powód.
Frazy w pozycjach: ostatni pasujący schemat
Gdy do faktury nie pasuje żaden wzorzec, do głosu dochodzą frazy z edytora schematów księgowania. Do jednego schematu możesz przypisać jedną albo dwie frazy połączone spójnikiem „lub". Program sprawdza każdą pozycję osobno, więc jedna faktura może mieć pozycje zadekretowane różnymi schematami — transport na jedno konto, towar na drugie. Pozycja bez trafienia dostaje schemat domyślny.
Gdy do opisu jednej pozycji pasuje kilka schematów, zostaje ostatni na liście. Program nie ocenia przy tym długości ani szczegółowości frazy: „transport" i „transport drogowy" mają tę samą wagę, a rozstrzyga wyłącznie kolejność. Od wydania 2026.4.1001.0 edytor ma strzałki do zmiany tej kolejności oraz przycisk „Duplikuj", który kopiuje schemat pod kolejnym numerem — wygodne, gdy budujesz kilka podobnych. Dopasowanie nie rozróżnia wielkości liter, ale nie zamienia też polskich znaków na ich odpowiedniki bez ogonków.
W trybie importu „według nagłówka dokumentu" nie ma rozbicia na pozycje: cały dokument dostaje pierwszy schemat dopasowany do którejkolwiek pozycji albo schemat domyślny. To jedyne miejsce, gdzie wygrywa pierwszy, a nie ostatni.
Księgowanie równoległe: obok, nie zamiast
Schemat może mieć włączone księgowanie równoległe. To nie jest inny schemat, tylko dodatkowa, samodzielna para zapisów Wn/Ma dopisywana obok zwykłej dekretacji — na przykład rozksięgowanie płatności kartą na osobne konto rozliczeniowe. Kwota jest liczona od całego dokumentu, netto albo brutto, według wyboru w schemacie. Jeden zaimportowany dokument może więc dać w buforze więcej wierszy, niż ma pozycji — i to nie jest pomyłka.
Jak sprawdzić, który schemat zadziałał
Nie musisz zgadywać. W oknie „Szczegóły dokumentu", na karcie „Dekretacja i VAT", program pokazuje nazwę zastosowanego schematu, jego źródło („wskazany ręcznie", „ze wzorca typu dokumentu" albo „dopasowany po frazie albo domyślny") oraz — jeśli to wzorzec — kryteria, po których się dopasował. Ta informacja pochodzi z wydania 2026.4.0910 i skraca szukanie przyczyny do jednego spojrzenia.
Typowa kolejność diagnozy, gdy dekret wygląda źle:
- Sprawdź źródło schematu na karcie „Dekretacja i VAT".
- Jeśli to wzorzec — czy to ten, o który ci chodziło? Przy sprzedaży zerknij, czy pod nim nie leży inny, który pasuje równie dobrze; przy zakupie porównaj liczbę spełnionych kryteriów.
- Jeśli „po frazie albo domyślny" — czy któryś wzorzec powinien pasować, a nie pasuje (fraza w numerze zakupu, rodzaj faktury)?
- Po zmianie wczytaj faktury ponownie. Dekretacja jest ustalana w chwili wczytania, więc zmiana schematu ani wzorca nie przelicza dokumentów już wczytanych. Edytor schematów ostrzega o tym po zapisie.
Trzy rzeczy, o które potykają się najczęściej
Przy sprzedaży wzorzec bez kryteriów leżący niżej niż szczegółowy przykryje go przy każdej fakturze. Ogólny zawsze na górze listy.
Do wydania 2026.4.0807.2 wzorzec bywał dobierany według pozycji na liście, a nie według rzeczywistego rodzaju faktury, więc dla zaliczek, faktur rozliczających, uproszczonych i ich korekt mógł pójść zły schemat. Producent zaleca sprawdzenie dekretów takich dokumentów zaksięgowanych we wcześniejszych wersjach.
Wpis opisuje, jak program wybiera schemat księgowania, a nie jak należy księgować dany wydatek. Konta, rejestry i schematy ustala biuro rachunkowe — program tylko je stosuje.
Cały algorytm — z oknami programu, wzorcami sprzedaży i zakupu oraz schematami JPK_V7 i JPK_MAG — jest opisany w dokumentacji: Algorytmy dekretacji faktur KSeF w Symfonii.
