Algorytmy dekretacji faktur KSeF w Symfonii

1. Tryby dekretacji

Dekretacja dokumentów sprzedaży i zakupu odbywa się w jednym z dwóch trybów, ustalanym w kroku „Metoda importu” kreatora konfiguracji ustawień faktur sprzedaży i zakupu KSeF i JPK (menu Ustawienia → Kreator konfiguracji) albo w menu Ustawienia → Metody importu (zakładka „Metody importu” okna ustawień, blok „Metoda importu dla dokumentów KSeF, JPK_FA, Integracji”):

• „Importuj według nagłówka dokumentu” (tryb domyślny, oznaczony w oknie dopiskiem „tylko domyślne schematy księgowań”) — kwoty pobierane są zbiorczo z nagłówka dokumentu, a kwota brutto i VAT księgowane są według jednego schematu dokumentu — pierwszego schematu dopasowanego po frazie do którejkolwiek z pozycji, a przy braku dopasowania schematu domyślnego (rozdział 3). Jeżeli pozycje dopasowano do różnych schematów, strona netto dzielona jest na tyle zapisów, ile jest schematów — każdy z sumą netto pozycji danego schematu na jego koncie netto; pojedynczych zapisów dla każdej pozycji nie tworzy się. Zalecana, gdy suma pozycji nie zgadza się z sumą w nagłówku dokumentu, lub gdy plik JPK_FA nie zawiera w ogóle pozycji, a tylko nagłówki.
• „Importuj według pozycji dokumentu” (dopisek „wszystkie schematy księgowań”; metoda dostępna, gdy licencja obejmuje import według pozycji — w przeciwnym razie opcja jest wyłączona i oznaczona plakietką „BRAK LIC.”) — kwoty do zapisów księgowych pobierane są z poszczególnych pozycji dokumentu (netto, VAT, brutto); w procesie dekretacji uwzględniane są wszystkie zdefiniowane schematy księgowań. Metoda używana najczęściej, gdy suma pozycji dokumentu jest zgodna z sumą w nagłówku dokumentu.

2. Edytor schematów księgowania

Okno „Edytor schematów księgowania” otwiera się z menu Ustawienia → Schematy księgowań (a także przyciskiem „Schematy ks.” w oknie definicji wzorców). Ma dwie zakładki: „Schematy księgowań” — wspólną dla dokumentów KSeF, JPK_FA i integracji, w której schematy rozróżniane są kolumną „Rodzaj VAT” — oraz „Schematy JPK MAG”, widoczną tylko wtedy, gdy licencja obejmuje import JPK_MAG. Po lewej stronie zakładki znajduje się lista schematów ze strzałkami zmiany kolejności, po prawej — panel „Podgląd schematu” z kontami zaznaczonego schematu i, pod nimi, opisem jego fraz (np. „Jeżeli w opisie pozycji wystąpi fraza: "transport", zastosuj ten schemat.”).

🗂 Edytor schematów księgowania✕

Schematy księgowań

Schematy JPK MAG

Dostępne schematy	Rodzaj VAT
Schemat domyślny	Vat należny
Schemat domyślny	Vat naliczony
Transport	Vat naliczony
Transport (1)	Vat naliczony
Paliwo do samochodów	Vat naliczony

↑ ↓

Podgląd schematu

Wn	Ma
403 (netto)	202-3-1-x (brutto krajowy)
221-2 (VAT)	204-3-1-x (brutto zagraniczny)

Jeżeli w opisie pozycji wystąpi fraza: "transport", zastosuj ten schemat.

DodajEdytuj⧉ DuplikujUsuń Po zmianie schematu należy ponownie załadować faktury Zamknij

Pola listy i przyciski

Kolejność schematów i duplikowanie

Kolejność schematów na liście ustala się strzałkami ↑/↓ obok listy; każda zmiana zapisywana jest natychmiast. Kolejność decyduje o wyniku dopasowania, gdy do opisu pozycji pasuje kilka schematów — stosowany jest ostatni pasujący, a w metodzie według nagłówka schematem dokumentu staje się pierwszy dopasowany. Położenie schematów domyślnych na liście nie ma znaczenia — wybierane są według rodzaju VAT. Wyjątek stanowią schematy JPK_MAG w metodzie według nagłówka, gdzie stosowany jest pierwszy schemat danego rodzaju operacji. Przycisk „Duplikuj” tworzy kopię zaznaczonego schematu (konta, frazy, księgowanie równoległe i opcje) pod nazwą z kolejnym wolnym numerem, np. „Transport (1)”, i umieszcza ją bezpośrednio pod pierwowzorem; kopia nie jest schematem domyślnym, nawet jeśli powstała z domyślnego.

3. Dodawanie schematu z frazą w opisie pozycji

W zależności od zapotrzebowania dekretowania poszczególnych pozycji faktury użytkownik może ustalić odrębny schemat księgowania w zależności od wystąpienia frazy w opisie pozycji dokumentu. Po wybraniu rodzaju VAT pola kont nowego schematu wypełniane są kontami schematu domyślnego tego rodzaju VAT z konfiguracji firmy — łącznie z księgowaniem równoległym i opcją „Rozbijaj kwotę brutto o kwotę VAT”; zmiana rodzaju VAT przestawia je na konta schematu domyślnego drugiego rodzaju, a przycisk „Zapisz” jest nieaktywny, dopóki nie podano nazwy i nie wybrano rodzaju VAT. W oknie „Dodaj nowy schemat księgowania FA i Integracji” (przy edycji: „Edytuj schemat księgowania FA i Integracji”) podaje się „Nazwę schematu”, wybiera „Rodzaj vat” (Vat należny/naliczony) i w polu „Jeżeli w opisie pozycji wystąpi fraza:” wpisuje frazę — z opcjonalną drugą frazą połączoną spójnikiem „lub” (możliwe są dwie frazy na jeden schemat). Dopasowanie polega na sprawdzeniu, czy opis pozycji zawiera podaną frazę jako podciąg — bez rozróżniania wielkości liter (fraza „transport” dopasuje też „Transport” i „TRANSPORT”); zamienniki znaków diakrytycznych nie są obsługiwane.

W sekcji „Zastosuj następujący schemat” pola różnią się w zależności od kierunku dokumentu — dla Sprzedaży wiersze kont to brutto krajowy/brutto zagraniczny po stronie Wn oraz netto/VAT po stronie Ma; dla Zakupu odwrotnie: netto/VAT po stronie Wn, a brutto krajowy/brutto zagraniczny po stronie Ma (jak na ilustracji powyżej).

Dopasowanie frazy do pozycji dokumentu

Frazy sprawdzane są odrębnie dla każdej pozycji dokumentu, wobec czego jeden dokument może zawierać pozycje zadekretowane różnymi schematami. Pozycja, dla której nie dopasowano żadnej frazy, dekretowana jest schematem domyślnym właściwym dla kierunku VAT dokumentu.

Jeżeli do opisu jednej pozycji pasuje więcej niż jeden schemat, zastosowany zostaje ostatni pasujący schemat na liście — schematy sprawdzane są kolejno, a każde kolejne trafienie zastępuje poprzednie. Nie jest przy tym oceniana długość ani szczegółowość frazy: fraza „transport” i fraza „transport drogowy” mają jednakową wagę, a o wyniku rozstrzyga wyłącznie kolejność schematów na liście.

Mechanizm księgowania równoległego — krok po kroku

Księgowanie równoległe tworzy dla każdego dokumentu, do którego zastosowano dany schemat, dodatkową, samodzielną parę zapisów Wn/Ma w buforze Symfonii — w uzupełnieniu do zapisów ze zwykłej dekretacji pozycji/nagłówka, a nie zamiast nich. Jeden zaimportowany dokument może więc wygenerować w buforze więcej wierszy księgowych niż tylko te odpowiadające jego pozycjom.

1. Zaznacz checkbox „Księgowanie równoległe” — odblokuje się wybór kwoty oraz dwa dodatkowe pola kont.
2. Wybierz „Netto” lub „Brutto” — decyduje, jaka kwota trafi na oba konta zapisu równoległego. Kwota liczona jest od całego dokumentu (suma z nagłówka), gdy schemat z księgowaniem równoległym jest schematem dokumentu — w metodzie według nagłówka albo gdy jest to pierwszy schemat dopasowany po frazie lub schemat domyślny. Lista jest zawsze wstępnie ustawiona: „Brutto” dla sprzedaży, „Netto” dla zakupu. W metodzie według pozycji, gdy księgowanie równoległe ma wyłącznie schemat części pozycji, zapis równoległy obejmuje sumę kwot brutto tych pozycji (wybór „Netto”/„Brutto” nie jest wtedy uwzględniany), a po stronie Ma powstaje osobny zapis dla każdej pozycji z jej opisem.
3. Uzupełnij dwa konta zapisu równoległego (lewe „Wn”, prawe „Ma” zapisu równoległego) — typowe zastosowanie: rozksięgowanie płatności gotówkowej/kartowej na osobne konto rozliczeniowe, niezależnie od standardowej dekretacji.
4. Zaznacz „nowa transakcja” pod dowolnym z tych dwóch kont, jeśli ma to być konto rozrachunkowe z osobnym rozrachunkiem dla każdego dokumentu (z terminem płatności z dokumentu). W przeciwieństwie do checkboxa przy kontach głównych, tu obie strony mają niezależne od siebie checkboxy — można zaznaczyć jedną, drugą, obie lub żadną.
5. Kliknij „Zapisz”. Każdy dokument dopasowany do tego schematu otrzyma odtąd, oprócz zwykłej dekretacji, dodatkową parę zapisów na wskazanych kontach równoległych.

Wybór konta z Planu kont

Zamiast ręcznie przepisywać numer konta do pola Wn/Ma (głównego lub równoległego), można kliknąć przycisk „...” znajdujący się obok każdego pola konta w oknie „Dodaj/Edytuj schemat księgowania” — otworzy on okno „Plan kont” w trybie wyboru konta.

1. Kliknij przycisk „...” obok pola konta, które chcesz uzupełnić.
2. W polu „Szukaj konta...” wpisz numer lub fragment nazwy konta, aby zawęzić drzewo planu kont pobrane z bieżącej firmy Symfonii.
3. Rozwijaj gałęzie drzewa (konta syntetyczne → analityczne) lub użyj skrótu Ctrl+Enter, aby rozwinąć/zwinąć całe drzewo naraz.
4. Kliknij konto, aby zobaczyć jego szczegóły po prawej stronie: Numer konta, Numer syntetyczny, Skrót, Pełna nazwa, Typ (Bilansowe/Wynikowe/Pozabilansowe), Podtyp i Poziom analityki. Jeśli jest to konto rozrachunkowe powiązane z kontrahentami, doda się sekcja „Kartoteka kontrahentów” z listą przypisanych kontrahentów.
5. Kliknij „Użyj”, aby wstawić numer wybranego konta bezpośrednio do edytowanego pola schematu — bez ręcznego przepisywania. Przycisk „Użyj” jest widoczny tylko w tym trybie (otwartym z poziomu edycji schematu); przy przeglądaniu planu kont z menu głównego Kartoteki → „Plan kont” okno służy wyłącznie do podglądu i przycisku „Użyj” nie ma.
6. Kliknij „Zamknij”, aby zrezygnować z wyboru i zamknąć okno bez zmian w polu konta.

4. Kolejność ustalania dekretacji dokumentu

Schemat księgowania zastosowany do dokumentu może pochodzić z czterech źródeł. Obowiązuje pomiędzy nimi ścisła kolejność pierwszeństwa — źródło wyższego rzędu wyklucza sprawdzanie źródeł niższych.

5. Wzorce dokumentów sprzedaży — algorytm dopasowania

Wzorce definiuje się w oknie „Definicje wzorców dokumentów sprzedaży” (menu Ustawienia → Definicje wzorców sprzedaży). Wzorzec przypisuje dokumentowi typ dokumentu FK, rejestr VAT oraz schemat księgowania, odrębnie dla dokumentu zwykłego i dla korekty.

Kryteria dopasowania

Znaki wieloznaczne we frazie

Jeżeli fraza zawiera znak %, _ albo parę nawiasów [ ], dopasowanie odbywa się według wzorca znakowego, a nie przez wystąpienie podciągu:

Fraza ze znakami wieloznacznymi musi odpowiadać całej wartości (całemu numerowi dokumentu albo całemu opisowi pozycji), a nie jej fragmentowi — np. „FS%” dopasuje numery zaczynające się od „FS”, a „%TRANS%” — numery lub opisy zawierające „TRANS” w dowolnym miejscu. Fraza pozbawiona tych znaków sprawdzana jest wyłącznie jako wystąpienie podciągu.

Zasada rozstrzygania

1. Z listy wzorców odrzucane są te, których Typ KSeF nie odpowiada rodzajowi dokumentu.
2. Wzorzec, w którym nie zaznaczono żadnego kryterium — ani frazy, ani formy płatności — pasuje do każdego dokumentu.
3. Wzorzec z obydwoma kryteriami wymaga spełnienia ich jednocześnie; wzorzec z jednym kryterium — spełnienia wyłącznie tego kryterium.
4. Spośród wzorców spełniających warunki zastosowany zostaje ostatni na liście. Wzorce sprawdzane są kolejno, a każde kolejne trafienie zastępuje poprzednie.

Wartości ujemne i korekty

Zaznaczenie opcji „wartości ujemne traktuj jako korekty” powoduje, że dokument o ujemnej wartości netto otrzymuje typ dokumentu korekty, rejestr korekty oraz schemat księgowania korekty wskazane w tym samym wzorcu. Przy wartości nieujemnej albo przy odznaczonej opcji stosowane są pola podstawowe.

6. Wzorce dokumentów zakupu — algorytm dopasowania

Wzorce zakupu definiuje się w oknie „Definicje wzorców dokumentów zakupu” (menu Ustawienia → Definicje wzorców zakupu). Zakres kryteriów jest szerszy niż po stronie sprzedaży, a rozstrzyganie odbywa się według szczegółowości dopasowania, a nie według kolejności na liście.

Kryteria dopasowania

Zasada rozstrzygania

1. Wzorzec, którego Typ KSeF albo Rodzaj księgowania nie odpowiada dokumentowi, zostaje odrzucony.
2. Wzorzec, w którym zaznaczono frazę albo frazę płatności, lecz warunek nie został spełniony, również zostaje odrzucony.
3. Każdemu wzorcowi, który przeszedł powyższe warunki, przyznawany jest jeden punkt za każde spełnione kryterium: zgodny Typ KSeF, zgodny Rodzaj księgowania oraz spełniony warunek frazy — przy czym fraza i fraza płatności liczone są łącznie jako jedno kryterium.
4. Zastosowany zostaje wzorzec o najwyższej liczbie punktów, a więc najbardziej szczegółowy.
5. Przy równej liczbie punktów zastosowany zostaje wzorzec wcześniejszy na liście; kolejne wzorce o tym samym wyniku nie zastępują już wybranego.

Wartości ujemne i korekty

Dla dokumentów zakupu pobranych z Krajowego Systemu e-Faktur opcja „wartości ujemne traktuj jako korekty” nie jest stosowana — dokument otrzymuje typ dokumentu, rejestr i schemat wskazany w polach podstawowych wzorca, a korekty rozpoznawane są rodzajem faktury KOR nadanym przez system. Dla dokumentów wczytanych z plików JPK_FA opcja obowiązuje w obu kierunkach.

7. Konto rozrachunkowe, kontrahenci i rejestry VAT

• Konto rozrachunkowe (strona Wn dla sprzedaży, strona Ma dla zakupu) oraz konto VAT ustalane są jednym schematem dla całego dokumentu — schematem ze wzorca albo wskazanym ręcznie, a w pozostałych przypadkach pierwszym schematem dopasowanym po frazie (w kolejności pozycji), przy braku dopasowania — domyślnym; po schematach pozycji dzielone są wyłącznie zapisy netto. Znak „x” (także „X”, „k”, „K”, „#”) w numerze konta oznacza miejsce analityki kontrahenta i przy wysyłce zastępowany jest pozycją kontrahenta z kartoteki Symfonii FK (np. 202-3-1-x → 202-3-1-1245). Schemat umożliwia wskazanie dwóch możliwych kont rozrachunkowych — z podziałem na kontrahenta krajowego i zagranicznego; w razie wystąpienia kontrahenta zagranicznego zostanie zastosowane odrębne konto zgodnie z ustawioną regułą.
• Kontrahenci ustalani są automatycznie przy wysyłce dokumentu do FK — przede wszystkim po numerze NIP (w kilku zapisach: bez kresek, z kreskami, z prefiksem kraju), w oparciu o kartotekę wczytaną bezpośrednio z Symfonii FK (program nie przechowuje jej kopii). Gdy kontrahenta nie ma w kartotece, zakładany jest nowy, a jego pozycję (analitykę) nadaje Symfonia FK; pozycje istniejących kontrahentów nigdy nie są zmieniane. Gdy w FK jest kilku kontrahentów z tym samym NIP-em, wybierany jest ten, którego kod jest zgodny z kodem z dokumentu, a gdy takiego brak — zakładany jest nowy kontrahent. Szczegóły: Algorytm uzgadniania kontrahentów z Symfonią FK.
• Rejestry VAT — niezależnie od trybu dekretacji zapisy rejestru VAT dzielone są według stawek VAT. Źródło kwot dla faktur KSeF określa ustawienie Ustawienia → Rejestry VAT („Metoda pobierania wartości i stawek VAT dla rejestrów VAT”): „Nagłówka dokumentów / rejestrów VAT” (domyślnie — kwoty z pól P_13/P_14 nagłówka faktury) albo „Pozycji dokumentów” (sumy pozycji według stawek; opcja wymaga licencji). Gdy nagłówek nie zawiera grup stawek, kwoty pobierane są z pozycji. Typ dokumentu, rejestr i sposób ustalania daty wejścia konfiguruje się w kroku „Typy dokumentów” kreatora konfiguracji lub w menu Ustawienia → Definicje typów dokumentów.
• Data wejścia do rejestru VAT ustalana jest odrębnie dla sprzedaży (data dokumentu lub data operacji gospodarczej) i dla zakupu (data wpływu, data dokumentu lub data operacji gospodarczej).

Ceny netto i brutto w pozycjach faktur KSeF

Sposób wyliczenia kwot pozycji zależy od tego, w jakiej postaci wystawca podał ceny. Na karcie „Pozycje” okna „Szczegóły dokumentu” plakietka nad listą wskazuje „ceny netto”, „ceny brutto”, „ceny mieszane” albo „postać cen nieustalona”, a na karcie „Dokument” wiersz „Ceny w pozycjach” podaje ją wraz z polami źródłowymi (netto: P_9A / P_11, brutto: P_9B / P_11A). Kwoty pozycji ustalane są w kolejności: (1) kwota VAT podana w pozycji — wprost; (2) gdy VAT nie jest podany, a pozycja zawiera kwotę netto i brutto — VAT jako różnica brutto − netto; (3) w pozostałych przypadkach VAT liczony ze stawki: przy cenach brutto wydzielany z kwoty („w stu”), przy cenach netto doliczany („od stu”). Dotyczy to również faktur korygujących wystawionych w cenach brutto. Faktury zaimportowane przed aktualizacją z 6 września 2026 r. zachowują poprzednio wyliczone kwoty pozycji i wymagają ponownego wczytania.

Zgodność pozycji z nagłówkiem

Na karcie „Dokument” okna szczegółów, obok kwot wyliczonych z pozycji, prezentowane są kwoty z nagłówka pliku XML i suma pozycji. Gdy suma grup stawek VAT różni się od kwot zadeklarowanych w nagłówku faktury (o co najmniej 1 grosz), dokument oznaczany jest błędem walidacji, a po wysyłce raport zawiera ostrzeżenie „Suma VAT/netto z pozycji dokumentu różni się od kwot zadeklarowanych w nagłówku faktury - do rejestru VAT trafiła inna kwota niż widoczna na dokumencie źródłowym. Sprawdź metodę pobierania wartości VAT dla rejestrów („Rejestry VAT” w ustawieniach).” Faktur zaliczkowych (ZAL, KOR_ZAL) kontrola nie obejmuje.

8. Schemat księgowania JPK_V7

Z uwagi na strukturę pliku JPK_V7 dekretacja dokumentów jest znacznie bardziej ograniczona w porównaniu do plików JPK_FA — import odbywa się na podstawie części ewidencyjnej deklaracji JPK_V7 i dotyczy zarówno dokumentów sprzedaży (VAT należny), jak i zakupu (VAT naliczony), bez rozbicia na pozycje pojedynczej faktury. Dla dokumentów z JPK_V7 stosowane są schematy domyślne z listy „Schematy księgowań” — „Schemat domyślny” Vat należny dla sprzedaży i Vat naliczony dla zakupu — chyba że definicja typu dokumentu wskazuje inny schemat. Frazy schematów nie są sprawdzane, ponieważ ewidencja JPK_V7 nie zawiera opisów pozycji.

9. Schemat księgowania JPK_MAG

Struktura schematów księgowań dla dokumentów magazynowych pozostaje uproszczona zgodnie ze specyfiką dokumentów prostych w programie Symfonia Finanse i Księgowość — możliwy jest do ustalenia dekret składający się z jednego zapisu po stronie Wn („Konto Brutto”) i stronie Ma („Konto Netto”). Księgowanie równoległe i rozbijanie kwoty brutto nie są dla dokumentów magazynowych dostępne. Schemat MAG może mieć frazy w opisie pozycji, tak jak schematy faktur.

Odrębny schemat księgowania ustala się dla poszczególnych rodzajów operacji magazynowych:

10. Obsługa kaucji

Kaucję za opakowania zwrotne można księgować osobnym zapisem — menu Ustawienia → Obsługa kaucji, odrębnie dla sprzedaży i zakupu; dotyczy faktur KSeF. Po zaznaczeniu „Włącz obsługę kaucji (butelki)” wskazuje się, gdzie szukać klucza: „rozliczenia / obciążenia” (domyślnie), „pozycja dokumentu” albo „opis dokumentu”, a także słowo kluczowe (domyślnie „kaucja”), nazwę opisu pozycji w FK (domyślnie „Kaucja”), konta Wn/Ma w sekcji „DEKRETACJA KAUCJI” oraz opcjonalnie „Księgowanie równoległe”. Dla zakupu klucz sprawdzany jest kolejno w pozycjach, w rozliczeniu (obciążeniach) i w opisie dokumentu.

Pozycje rozpoznane jako kaucja wyłączane są ze zwykłej dekretacji, aby ta sama kwota nie trafiła do FK dwukrotnie. Kaucja widoczna jest w tabeli „Dekretacja księgowa” okna szczegółów i na pieczęci dekretacji.