Algorytm uzgadniania kontrahentów z Symfonią FK

1. Najważniejsze zasady

• Dokument trafia do Symfonii FK zawsze z pozycją kontrahenta — numerem kontrahenta w kartotece Symfonii (Kartoteki → Kontrahenci → Stali, kolumna „Pozycja”).
• Pozycja ustalana jest w chwili wysyłki, osobno dla każdego dokumentu.
• Kontrahent wyszukiwany jest bezpośrednio w kartotece Symfonii FK — po numerze NIP, a gdy NIP-u brak — po kodzie kontrahenta. Kartoteka programu nie zastępuje tego sprawdzenia.
• Gdy kontrahenta nie ma w Symfonii FK, program zakłada go automatycznie w kartotece i przypisuje do niego dokument.
• Wyjątkiem są kontrahenci, którym pozycję przypisano wcześniej — ręcznie, poleceniem „Uzgodnij kontrahentów z FK” albo ustawieniem dla dokumentów bez NIP. Wtedy przypisana pozycja jest używana bez ponownego wyszukiwania (patrz dobre praktyki).

2. Gdzie przechowywane są dane o kontrahentach

3. Kiedy kontrahent jest uzgadniany

4. Algorytm ustalania kontrahenta przy wysyłce dokumentu

Program sprawdza kolejne warunki od góry; pierwszy, który da pozycję kontrahenta, kończy szukanie.

1. Kontrahent bez NIP przy włączonym „Zawsze twórz nowego kontrahenta w kartotece”. Gdy NIP zawiera mniej niż trzy cyfry, program szuka kontrahenta w Symfonii FK po kodzie, a następnie po kodzie złożonym z nazwy, miejscowości i ulicy. Nie znaleziony — zakłada nowego (rozdział 5).
2. Pozycja przypisana wcześniej. Gdy kontrahent ma już pozycję — z ręcznego uzgodnienia, z polecenia „Uzgodnij kontrahentów z FK” albo z wcześniejszej wysyłki tego dokumentu w tej samej sesji — jest ona używana bez ponownego wyszukiwania.
3. Dokumenty bez NIP przypisywane do wybranego kontrahenta. Gdy ustawienie jest włączone, a NIP jest pusty lub równy jednej z fraz traktowanych jako brak NIP, dokument trafia do kontrahenta wskazanego w ustawieniach (rozdział 6).
4. Wyszukanie w Symfonii FK.
   • Kontrahent krajowy z NIP-em — wyszukiwanie po NIP-ie w kilku zapisach (bez kresek, z kreskami, z prefiksem „PL”).
   • Kontrahent zagraniczny — wyszukiwanie po NIP-ie z prefiksem kraju i bez niego, z kontrolą kodu kraju znalezionego kontrahenta.
   • Kontrahent bez NIP-u — wyszukiwanie po kodzie kontrahenta.
   Jeden znaleziony kontrahent — dokument otrzymuje jego pozycję. Kilku z tym samym NIP-em — wybierany jest ten, którego kod jest zgodny z kodem kontrahenta z dokumentu.
5. Brak kontrahenta — albo kilku z tym samym NIP-em bez zgodnego kodu — program zakłada nowego kontrahenta (rozdział 5).

5. Kiedy program zakłada nowego kontrahenta

Nowy kontrahent jest zakładany w kartotece Symfonii FK wyłącznie podczas wysyłki dokumentu, gdy wyszukiwanie z rozdziału 4 nie wskazało istniejącego kontrahenta. Zakładany kontrahent otrzymuje z dokumentu: kod (skrót), nazwę, miejscowość, ulicę, kod pocztowy, NIP i kod kraju; kontrahent z kraju Unii Europejskiej innego niż Polska otrzymuje status kontrahenta unijnego.

6. Kontrahenci bez NIP

Sposób obsługi dokumentów, których kontrahent nie ma numeru NIP, ustala się w menu Ustawienia → Ustawienia, zakładka „Kontrahenci bez NIP”:

• „Zawsze twórz nowego kontrahenta w kartotece” — kontrahent bez NIP jest wyszukiwany po kodzie, a gdy nie zostanie odnaleziony, zakładany jako nowy. Ustawienie ma pierwszeństwo przed przypisaniem do wybranego kontrahenta.
• „Dokumenty bez NIP przypisuj do wybranego kontrahenta” — wszystkie dokumenty bez NIP trafiają do jednego, wskazanego kontrahenta istniejącego w Symfonii FK (np. „Detal”). Pozycję kontrahenta wpisuje się z kartoteki Symfonii.
• „Frazy traktowane jako brak NIP” — wartości pola NIP (np. „1”, „brak”), które program traktuje tak, jakby NIP-u nie było. Kilka fraz rozdziela się przecinkami.

7. Ręczne uzgodnienie i lista uzgodnień

Na liście faktur kolumna „Pozycja” kontrahenta pokazuje stan uzgodnienia: numer pozycji w Symfonii FK, symbol (kontrahent do dodania — zostanie założony przy wysyłce) albo „Do uzg.” (kontrahent jeszcze nie sprawdzany). Przycisk „Uzgodnij kontrahenta ręcznie” otwiera kartotekę kontrahentów, w której wskazuje się właściwego kontrahenta.

Ręcznie wskazana pozycja jest zapamiętywana i przy kolejnych importach przypisywana automatycznie kontrahentowi o tym samym kodzie, miejscowości i NIP-ie. Zapamiętane uzgodnienia można przejrzeć i usunąć w menu Kartoteki → Uzgodnienia kontrahentów z FK:

8. Kartoteka kontrahentów w programie

Okno Kartoteki → Kontrahenci prezentuje kontrahentów z kartoteki Symfonii FK (oznaczonych w kolumnie „FK”) oraz kontrahentów z wczytanych faktur, których jeszcze nie ma w Symfonii. Przełącznik „Wszyscy” / „Tylko Symfonia” zawęża listę do samej kartoteki FK. W nagłówkach kolumn dostępne są pola wyszukiwania, działające łącznie z polem wyszukiwania w pasku okna.

Kartoteka wczytywana jest raz w trakcie pracy z firmą — z kopii zapisanej w programie, a z Symfonii FK tylko wtedy, gdy kopii jeszcze nie ma. Aktualną kartotekę pobiera się z Symfonii przyciskiem „Odśwież”; zapisywane są wtedy wyłącznie zmiany. Adres e-mail kontrahenta z Symfonii FK jest przenoszony do kartoteki programu; adres wpisany w programie pozostaje, gdy w Symfonii e-maila brak.

Wyszukiwanie kontrahenta w kartotece — po nazwie, kodzie, NIP-ie i w pozostałych kolumnach, filtrem nad każdą z nich — zostało zoptymalizowane i przetestowane na kartotece liczącej 100 000 kontrahentów.

9. Dobre praktyki