Algorytmy dekretacji faktur KSeF w Symfonii

1. Tryby dekretacji

Dekretacja dokumentów sprzedaży i zakupu odbywa się w jednym z dwóch trybów, ustalanym w kroku „Metoda importu” kreatora konfiguracji ustawień faktur sprzedaży i zakupu KSeF i JPK (dostępnego przy pierwszym logowaniu do firmy lub z menu Ustawienia → Ustawienia domyślne importu):

• „Importuj według pozycji dokumentu” (tryb domyślny, oznaczony w oknie dopiskiem „wszystkie schematy księgowań”) — kwoty do zapisów księgowych pobierane są z poszczególnych pozycji dokumentu (netto, VAT, brutto); w procesie dekretacji uwzględniane są wszystkie zdefiniowane schematy księgowań. Metoda używana najczęściej, gdy suma pozycji dokumentu jest zgodna z sumą w nagłówku dokumentu.
• „Importuj według nagłówka dokumentu” (opcjonalny, dopisek „tylko domyślne schematy księgowań”) — kwoty pobierane są zbiorczo z nagłówka dokumentu, a do całego dokumentu stosowany jest jeden schemat księgowania, bez rozbicia na pozycje (zasadę jego wyboru określa rozdział 3). Zalecana, gdy suma pozycji nie zgadza się z sumą w nagłówku dokumentu, lub gdy plik JPK_FA nie zawiera w ogóle pozycji, a tylko nagłówki.

2. Edytor schematów księgowania

Okno „Edytor schematów księgowania” ma dziś dwie zakładki: „Schematy księgowań” — wspólną dla dokumentów JPK_FA i JPK_V7, w której schematy rozróżniane są kolumną „Rodzaj VAT” zamiast osobnych zakładek dla każdego typu pliku — oraz „Schematy JPK MAG”, widoczną tylko wtedy, gdy konfiguracja firmy obejmuje obsługę dokumentów magazynowych.

Pola listy i przyciski

3. Dodawanie schematu z frazą w opisie pozycji

W zależności od zapotrzebowania dekretowania poszczególnych pozycji faktury użytkownik może ustalić odrębny schemat księgowania w zależności od wystąpienia frazy w opisie pozycji dokumentu. W oknie „Dodaj nowy schemat księgowania” podaje się „Nazwę schematu”, wybiera „Rodzaj vat” (Vat należny/naliczony) i w polu „Jeżeli w opisie pozycji wystąpi fraza:” wpisuje frazę — z opcjonalną drugą frazą połączoną spójnikiem „lub” (możliwe są dwie frazy na jeden schemat). Dopasowanie polega na sprawdzeniu, czy opis pozycji zawiera podaną frazę jako podciąg — bez rozróżniania wielkości liter (fraza „transport” dopasuje też „Transport” i „TRANSPORT”); zamienniki znaków diakrytycznych nie są obsługiwane.

W sekcji „Zastosuj następujący schemat” pola różnią się w zależności od kierunku dokumentu — dla Sprzedaży wiersze kont to brutto krajowy/brutto zagraniczny po stronie Wn oraz netto/VAT po stronie Ma; dla Zakupu odwrotnie: netto/VAT po stronie Wn, a brutto krajowy/brutto zagraniczny po stronie Ma (jak na ilustracji powyżej).

Dopasowanie frazy do pozycji dokumentu

Frazy sprawdzane są odrębnie dla każdej pozycji dokumentu, wobec czego jeden dokument może zawierać pozycje zadekretowane różnymi schematami. Pozycja, dla której nie dopasowano żadnej frazy, dekretowana jest schematem domyślnym właściwym dla kierunku VAT dokumentu.

Jeżeli do opisu jednej pozycji pasuje więcej niż jeden schemat, zastosowany zostaje ostatni pasujący schemat na liście — schematy sprawdzane są kolejno, a każde kolejne trafienie zastępuje poprzednie. Nie jest przy tym oceniana długość ani szczegółowość frazy: fraza „transport” i fraza „transport drogowy” mają jednakową wagę, a o wyniku rozstrzyga wyłącznie kolejność schematów na liście.

Mechanizm księgowania równoległego — krok po kroku

Księgowanie równoległe tworzy dla każdego dokumentu, do którego zastosowano dany schemat, dodatkową, samodzielną parę zapisów Wn/Ma w buforze Symfonii — w uzupełnieniu do zapisów ze zwykłej dekretacji pozycji/nagłówka, a nie zamiast nich. Jeden zaimportowany dokument może więc wygenerować w buforze więcej wierszy księgowych niż tylko te odpowiadające jego pozycjom.

1. Zaznacz checkbox „Księgowanie równoległe” — odblokuje się wybór kwoty oraz dwa dodatkowe pola kont.
2. Wybierz „Netto” lub „Brutto” — decyduje, jaka kwota trafi na oba konta zapisu równoległego. Kwota liczona jest od całego dokumentu (suma z nagłówka), a nie jako suma poszczególnych pozycji. Bez wyboru aplikacja przyjmuje zwyczajowo brutto dla sprzedaży i netto dla zakupu — wybór na liście zawsze nadpisuje tę wartość domyślną.
3. Uzupełnij dwa konta zapisu równoległego (lewe „Wn”, prawe „Ma” zapisu równoległego) — typowe zastosowanie: rozksięgowanie płatności gotówkowej/kartowej na osobne konto rozliczeniowe, niezależnie od standardowej dekretacji.
4. Zaznacz „nowa transakcja” pod dowolnym z tych dwóch kont, jeśli ma to być konto rozrachunkowe z osobnym rozrachunkiem dla każdego dokumentu (z terminem płatności z dokumentu). W przeciwieństwie do checkboxa przy kontach głównych, tu obie strony mają niezależne od siebie checkboxy — można zaznaczyć jedną, drugą, obie lub żadną.
5. Kliknij „Zapisz”. Każdy dokument dopasowany do tego schematu otrzyma odtąd, oprócz zwykłej dekretacji, dodatkową parę zapisów na wskazanych kontach równoległych.

Wybór konta z Planu kont

Zamiast ręcznie przepisywać numer konta do pola Wn/Ma (głównego lub równoległego), można kliknąć przycisk „...” znajdujący się obok każdego pola konta w oknie „Dodaj/Edytuj schemat księgowania” — otworzy on okno „Plan kont” w trybie wyboru konta.

1. Kliknij przycisk „...” obok pola konta, które chcesz uzupełnić.
2. W polu „Szukaj konta...” wpisz numer lub fragment nazwy konta, aby zawęzić drzewo planu kont pobrane z bieżącej firmy Symfonii.
3. Rozwijaj gałęzie drzewa (konta syntetyczne → analityczne) lub użyj skrótu Ctrl+Enter, aby rozwinąć/zwinąć całe drzewo naraz.
4. Kliknij konto, aby zobaczyć jego szczegóły po prawej stronie: Numer konta, Numer syntetyczny, Skrót, Pełna nazwa, Typ (Bilansowe/Wynikowe/Pozabilansowe), Podtyp i Poziom analityki. Jeśli jest to konto rozrachunkowe powiązane z kontrahentami, doda się sekcja „Kartoteka kontrahentów” z listą przypisanych kontrahentów.
5. Kliknij „Użyj”, aby wstawić numer wybranego konta bezpośrednio do edytowanego pola schematu — bez ręcznego przepisywania. Przycisk „Użyj” jest widoczny tylko w tym trybie (otwartym z poziomu edycji schematu); przy przeglądaniu planu kont z menu głównego Kartoteki → „Plan kont” okno służy wyłącznie do podglądu i przycisku „Użyj” nie ma.
6. Kliknij „Zamknij”, aby zrezygnować z wyboru i zamknąć okno bez zmian w polu konta.

4. Kolejność ustalania dekretacji dokumentu

Schemat księgowania zastosowany do dokumentu może pochodzić z czterech źródeł. Obowiązuje pomiędzy nimi ścisła kolejność pierwszeństwa — źródło wyższego rzędu wyklucza sprawdzanie źródeł niższych.

5. Wzorce dokumentów sprzedaży — algorytm dopasowania

Wzorce definiuje się w oknie „Definicje typów dokumentów i rejestrów VAT”, w zakładce dokumentów sprzedaży. Wzorzec przypisuje dokumentowi typ dokumentu FK, rejestr VAT oraz schemat księgowania, odrębnie dla dokumentu zwykłego i dla korekty.

Kryteria dopasowania

Znaki wieloznaczne we frazie

Jeżeli fraza zawiera znak %, _ albo parę nawiasów [ ], dopasowanie odbywa się według wzorca znakowego, a nie przez wystąpienie podciągu:

Fraza pozbawiona tych znaków sprawdzana jest wyłącznie jako wystąpienie podciągu.

Zasada rozstrzygania

1. Z listy wzorców odrzucane są te, których Typ KSeF nie odpowiada rodzajowi dokumentu.
2. Wzorzec, w którym nie zaznaczono żadnego kryterium — ani frazy, ani formy płatności — pasuje do każdego dokumentu.
3. Wzorzec z obydwoma kryteriami wymaga spełnienia ich jednocześnie; wzorzec z jednym kryterium — spełnienia wyłącznie tego kryterium.
4. Spośród wzorców spełniających warunki zastosowany zostaje ostatni na liście. Wzorce sprawdzane są kolejno, a każde kolejne trafienie zastępuje poprzednie.

Wartości ujemne i korekty

Zaznaczenie opcji „wartości ujemne traktuj jako korekty” powoduje, że dokument o ujemnej wartości netto otrzymuje typ dokumentu korekty, rejestr korekty oraz schemat księgowania korekty wskazane w tym samym wzorcu. Przy wartości nieujemnej albo przy odznaczonej opcji stosowane są pola podstawowe.

6. Wzorce dokumentów zakupu — algorytm dopasowania

Wzorce zakupu definiuje się w tym samym oknie, w zakładce dokumentów zakupu. Zakres kryteriów jest szerszy niż po stronie sprzedaży, a rozstrzyganie odbywa się według szczegółowości dopasowania, a nie według kolejności na liście.

Kryteria dopasowania

Zasada rozstrzygania

1. Wzorzec, którego Typ KSeF albo Rodzaj księgowania nie odpowiada dokumentowi, zostaje odrzucony.
2. Wzorzec, w którym zaznaczono frazę albo frazę płatności, lecz warunek nie został spełniony, również zostaje odrzucony.
3. Każdemu wzorcowi, który przeszedł powyższe warunki, przyznawany jest jeden punkt za każde spełnione kryterium: zgodny Typ KSeF, zgodny Rodzaj księgowania oraz spełniony warunek frazy — przy czym fraza i fraza płatności liczone są łącznie jako jedno kryterium.
4. Zastosowany zostaje wzorzec o najwyższej liczbie punktów, a więc najbardziej szczegółowy.
5. Przy równej liczbie punktów zastosowany zostaje wzorzec wcześniejszy na liście; kolejne wzorce o tym samym wyniku nie zastępują już wybranego.

Wartości ujemne i korekty

Dla dokumentów zakupu pobranych z Krajowego Systemu e-Faktur opcja „wartości ujemne traktuj jako korekty” nie jest stosowana — dokument otrzymuje typ dokumentu, rejestr i schemat wskazany w polach podstawowych wzorca, a korekty rozpoznawane są rodzajem faktury KOR nadanym przez system. Dla dokumentów wczytanych z plików JPK_FA opcja obowiązuje w obu kierunkach.

7. Konto rozrachunkowe, kontrahenci i rejestry VAT

• Konto rozrachunkowe (strona Wn dla sprzedaży, strona Ma dla zakupu) ustalane jest na podstawie zdefiniowanego schematu księgowania i nie podlega rozbiciu w zapisach księgowych w przypadku zastosowania różnych schematów pozycji. Schemat umożliwia wskazanie dwóch możliwych kont rozrachunkowych — z podziałem na kontrahenta krajowego i zagranicznego; w razie wystąpienia kontrahenta zagranicznego zostanie zastosowane odrębne konto zgodnie z ustawioną regułą.
• Kontrahenci synchronizowani są bezobsługowo i automatycznie po numerze NIP. Brak kontrahenta w bazie danych Symfonii powoduje automatyczne dodanie go do kartoteki i przypisanie kolejnego numeru analityki; dane kartotekowe mogą być modyfikowane przez użytkownika. W przypadku dublowania się kontrahentów o tym samym NIP w bazie przyjmowany jest najniższy numer analityczny — pierwszy odnaleziony w systemie kontrahent ze zgodnym NIP.
• Rejestry VAT — niezależnie od trybu dekretacji rejestry VAT dzielone są wg poszczególnych stawek VAT, a ich wartości pochodzą z podsumowania pozycji dokumentu. Ustawienia rejestrów dla dokumentów sprzedaży i zakupu (typ dokumentu, rejestr, sposób ustalania daty wejścia) konfiguruje się w ustawieniach głównych importu, w kroku „Typy dokumentów” kreatora konfiguracji lub w menu Ustawienia → Ustawienia domyślne importu.
• Data wejścia do rejestru VAT ustalana jest odrębnie dla sprzedaży (data dokumentu lub data operacji gospodarczej) i dla zakupu (data wpływu, data dokumentu lub data operacji gospodarczej).

8. Schemat księgowania JPK_V7

Z uwagi na strukturę pliku JPK_V7 dekretacja dokumentów jest znacznie bardziej ograniczona w porównaniu do plików JPK_FA — import odbywa się na podstawie części ewidencyjnej deklaracji JPK_V7 i dotyczy zarówno dokumentów sprzedaży (VAT należny), jak i zakupu (VAT naliczony), bez rozbicia na pozycje pojedynczej faktury. Schematy dla JPK_V7 nie mają odrębnej zakładki w edytorze — są tworzone i wyświetlane w tej samej liście „Schematy księgowań” co schematy JPK_FA, rozróżniane wyłącznie kolumną „Rodzaj VAT” (Vat należny/naliczony).

9. Schemat księgowania JPK_MAG

Struktura schematów księgowań dla dokumentów magazynowych pozostaje uproszczona zgodnie ze specyfiką dokumentów prostych w programie Symfonia Finanse i Księgowość — możliwy jest do ustalenia dekret składający się z jednego zapisu po stronie Wn („Konto Brutto kontrahent krajowy”) i stronie Ma („Konto Netto”), z opcjonalnym „Księgowaniem równoległym” z własnymi kontami i checkboxami „nowa transakcja”.

Odrębny schemat księgowania ustala się dla poszczególnych rodzajów operacji magazynowych: