Instrukcja obsługi Integratora V-Desk do Symfonii

1. Opisy i słownik pojęć

2. Informacje ogólne o aplikacji

Intuiti Integrator V-Desk do Symfonii współpracuje wyłącznie z oprogramowaniem Symfonia Finanse i Księgowość oraz Symfonia ERP Finanse i Księgowość — dwoma odrębnymi systemami, z których każdy wymaga osobno zainstalowanych i skonfigurowanych obiektów integracyjnych. Do prawidłowego działania aplikacji niezbędna jest wcześniejsza instalacja odpowiedniego systemu Symfonia wraz z komponentami integracyjnymi; instalacja tych komponentów opisana jest w odrębnych instrukcjach producenta systemu Symfonia.

Zapis danych do baz danych Symfonii i Symfonii ERP odbywa się wyłącznie za pośrednictwem tych obiektów integracyjnych (obiektów biznesowych) — aplikacja nigdy nie modyfikuje danych bezpośrednio w bazie danych, co zapewnia pełną spójność i bezpieczeństwo danych księgowych.

Integracja z V-Desk — co i w którą stronę przepływa

Aplikacja jest pośrednikiem między obiegiem dokumentów V-Desk a księgami Symfonii. Po stronie V-Desk korzysta z jego API REST, po stronie Symfonii — z obiektów integracji. Nie sięga bezpośrednio ani do bazy Symfonii, ani do bazy V-Desk.

Szczegółowy opis wykorzystywanych końcówek API, formatów danych i przykładowych odpowiedzi znajduje się w odrębnym dokumencie „Integracja z API V-Desk — dokumentacja techniczna” (Dokumentacja\API\API_VDesk.html), dostępnym też z poziomu ustawień — patrz punkt 18.2.

Pomoc techniczna

W przypadku pytań związanych z obsługą aplikacji możliwe jest skorzystanie z pomocy technicznej: telefonicznie pod numerem (61) 307 40 00 lub mailowo pod adresem biuro@intuiti.pl.

3. Menu Pomoc

Menu „Pomoc” w pasku menu głównego zawiera skróty do informacji o aplikacji, kontaktu z producentem oraz do odrębnych instrukcji tematycznych.

Osobne, top-level menu „Aktualizacja” (obok „Pomoc”) uruchamia narzędzie aktualizujące — opisane w rozdziale 19.

4. Dodawanie nowej firmy

Aby połączyć aplikację z nową firmą, w oknie logowania kliknij przycisk „Dołącz firmę”. Otworzy się okno „Podłącz nową firmę”.

Krok po kroku

1. W oknie logowania kliknij „Dołącz firmę”.
2. W polu Nazwa serwera SQL wpisz nazwę serwera lub kliknij ikonę odświeżania obok pola, aby wyszukać dostępne serwery SQL w sieci lokalnej.
3. Jeżeli logowanie do serwera SQL wymaga osobnych poświadczeń (nie za pomocą konta Windows), zaznacz „Logowanie SQL” i podaj login oraz hasło SQL. Hasło zapisywane jest w postaci zaszyfrowanej - nie jest widoczne w pliku z listą firm.
4. W polu Baza danych SQL wybierz właściwą bazę z listy (uzupełnianej automatycznie po wskazaniu serwera) lub wpisz jej nazwę ręcznie.
5. Po wybraniu bazy pola Pełna nazwa firmy, Skrócona nazwa oraz lista dostępnych użytkowników uzupełnią się automatycznie na podstawie danych z bazy Symfonii.
6. Wybierz użytkownika Symfonii z pola Użytkownik Symfonii (domyślnie „Admin”).
7. Ustaw właściwą Linię produktową: F50 dla Symfonii Finanse i Księgowość lub ERP dla Symfonii ERP Finanse i Księgowość.
8. Kliknij „Dodaj firmę”, aby zapisać połączenie — firma pojawi się na liście w oknie logowania.

5. Dodawanie grupowe nowej firmy

Jeżeli na jednym serwerze SQL znajduje się wiele firm (typowa sytuacja w biurach rachunkowych), zamiast dodawać je pojedynczo można skorzystać z funkcji grupowego dodawania. W oknie logowania kliknij przycisk „Dodaj firmy grupowo”.

Krok po kroku

1. W oknie logowania kliknij „Dodaj firmy grupowo”.
2. Wskaż Serwer SQL (lub wybierz z listy automatycznie wyszukanych serwerów w sieci).
3. Jeśli wymagane, podaj Login SQL i Hasło SQL — w przeciwnym razie użyte zostanie logowanie zintegrowane z Windows. Hasło zapisywane jest w postaci zaszyfrowanej.
4. Kliknij „Połącz” — aplikacja przeskanuje serwer i wyświetli listę wszystkich znalezionych baz danych Symfonia FK.
5. Zaznacz checkboxy przy firmach, które chcesz dodać.
6. W razie potrzeby popraw kolumnę Linia (F50/ERP) dla poszczególnych wierszy.
7. Kliknij „Dodaj wybrane firmy” — zaznaczone firmy zostaną zapisane na liście firm.

Listę podłączonych firm można też wyeksportować (menu Firma → Exportuj plik z listą firm) do pliku firmyExport.xml — przydatne przy wdrażaniu aplikacji na wielu stanowiskach w biurze rachunkowym.

6. Konfiguracja wspólna — jeden folder ustawień dla wielu stanowisk

Domyślnie każde stanowisko trzyma ustawienia u siebie, w folderze %LocalAppData%\Intuiti\IntegratorVDesk. W biurze rachunkowym oznacza to, że każda osoba ma własną listę firm, własne schematy księgowania i własne uzgodnienia kontrahentów. Aby wszyscy pracowali na tym samym, można wskazać folder wspólny — lokalny albo sieciowy.

Okno otwiera menu Ustawienia → Konfiguracja wspólna. Jest dostępne także przed zalogowaniem do firmy — i tak musi być, bo to właśnie ten folder decyduje, skąd pochodzi lista firm na ekranie logowania.

Co obejmuje folder wspólny

Wszystkie pliki ustawień programu: listę firm (Companies.xml), ustawienia importu poszczególnych firm (CompanySettings-{nip}.xml), uzgodnienia kontrahentów (Contractors-{nip}.xml) i słowniki (Slowniki-{nip}.xml).

Krok po kroku

1. Z menu wybierz Ustawienia → Konfiguracja wspólna.
2. Zaznacz „Folder konfiguracji wspólnej” — dopiero wtedy pola poniżej stają się aktywne.
3. Kliknij „Wybierz” i wskaż folder. Może to być ścieżka sieciowa (np. \\serwer\udział\folder) albo zmapowany dysk — wszystkie stanowiska muszą mieć do niego prawo zapisu.
4. Sprawdź dwa pola informacyjne, które pojawią się pod ścieżką (opis niżej).
5. Zdecyduj, czy zaznaczyć „Skopiuj i nadpisz ustawienia lokalne do konfiguracji wspólnej”.
6. Kliknij „Zapisz”. Zmiana obowiązuje natychmiast — ekran logowania przeładuje się i pokaże listę firm z nowej lokalizacji.
7. Aby wrócić do ustawień lokalnych, odznacz checkbox i zapisz.

Pola informacyjne — co jest w którym folderze

Po wskazaniu folderu okno sprawdza jego zawartość i pokazuje to w dwóch kontenerach:

Zestawienie „w folderze 20 firm / lokalnie 26 firm” od razu pokazuje, czy przełączenie coś zmieni i czy warto kopiować.

Kopiowanie ustawień do folderu wspólnego

Gdy folder się zmienia, program pyta, czy przenieść do niego dotychczasowe pliki. Zachowanie zależy od checkboxa:

O czym warto wiedzieć

• Lista firm też jest wspólna. Razem z nią przenosi się zapamiętany wariant ekranu logowania (kompaktowy/pełnoekranowy), bo siedzi w tym samym pliku — przestaje więc być ustawieniem pojedynczego stanowiska.
• Niedostępny zasób nie blokuje programu. Gdy folder sieciowy jest nieosiągalny przy starcie (brak połączenia, wyłączony serwer), program uruchomi się na ustawieniach lokalnych i wyświetli ostrzeżenie, że zmiany zapisane w tej sesji nie trafią do folderu wspólnego.
• Brak blokad przy równoczesnym zapisie. Jeżeli dwa stanowiska zapiszą ustawienia tej samej firmy w tej samej chwili, zachowa się wersja zapisana później. Przy typowej pracy, gdzie każdy zajmuje się innymi firmami, nie ma to znaczenia.

Hasła SQL w pliku z listą firm

Hasło do serwera SQL, podawane przy dołączaniu firmy, jest zapisywane w postaci zaszyfrowanej. Ma to szczególne znaczenie właśnie przy konfiguracji wspólnej: plik z listą firm leży wtedy na zasobie sieciowym, dostępnym dla wielu osób.

Konwersja odbywa się automatycznie. Przy pierwszym uruchomieniu wersji obsługującej szyfrowanie program odnajduje w pliku hasła zapisane otwartym tekstem, szyfruje je i zapisuje ponownie — bez żadnego działania ze strony użytkownika. Od tej pory korzysta wyłącznie z postaci zaszyfrowanej.

7. Logowanie do firmy — dwa warianty ekranu

Ekran logowania występuje w dwóch wariantach. Oba pokazują to samo: listę podłączonych firm oraz formularz logowania do wybranej firmy — różnią się rozmiarem okna i rozkładem formularza. Wybór wariantu jest zapamiętywany w pliku Companies.xml i przywracany przy kolejnym uruchomieniu programu.

Przełącznik to ikona ⇄ w prawym górnym rogu panelu logowania. W widoku kompaktowym ma podpowiedź „Przełącz na widok pełnoekranowy”, w pełnoekranowym — „Przełącz na widok kompaktowy”. Kliknięcie natychmiast przeładowuje ekran logowania w drugim wariancie i zapisuje wybór.

Co jest wspólne dla obu wariantów

• Lista firm z wyszukiwarką oraz przyciskami Dodaj firmy grupowo, Dołącz firmę, Edytuj firmę, Odłącz firmę i ikoną odświeżania połączeń.
• Ikona stanu połączenia SQL przy każdej firmie: kręcące się kółko = trwa sprawdzanie, szara kropka = stan nieznany, zielony znacznik = połączenie OK, czerwony = błąd połączenia.
• Przycisk odświeżania nad listą robi trzy rzeczy po kolei: wczytuje listę firm na nowo z pliku (dzięki temu widać firmy dołączone w międzyczasie z innego stanowiska — istotne przy konfiguracji wspólnej), gasi wszystkie kropki na „niezweryfikowane”, a następnie sprawdza połączenie SQL firma po firmie. Zaznaczona firma i wpisana fraza wyszukiwania zostają zachowane.
• Panel informacyjny (osadzona strona internetowa) z aktualnościami produktowymi oraz logotypami współpracujących systemów.
• Kropka stanu serwera licencjonowania w prawym dolnym rogu panelu — kliknięcie pokazuje szczegóły połączenia z serwerem licencji Intuiti.
• Ikona ⓘ „Informacja o logowaniu” przy nagłówku — przypomina, że logowanie odbywa się przez obiekty integracji producenta Symfonii i że muszą one być zainstalowane.

Krok po kroku

1. Z listy firm kliknij firmę, do której chcesz się zalogować. Pole „Wybrana firma” oraz „Użytkownik Symfonia FK” uzupełnią się automatycznie (można też kliknąć wiersz dwukrotnie).
2. Wpisz Hasło Symfonia FK — takie samo, jak używane do logowania w programie Symfonia Finanse i Księgowość na wskazanym użytkowniku. Przy obu polach jest ikona ⓘ z podpowiedzią, o jakie konto chodzi (nie o konto Windows ani konto V-Desk).
3. Jeżeli baza korzysta z logowania zintegrowanego z kontem Windows, zaznacz „Logowanie zintegrowane” — pola Użytkownik/Hasło zostaną wtedy zablokowane.
4. Kliknij „Zaloguj do Symfonii” (lub naciśnij Enter w polu hasła).
5. Na czas logowania pojawia się półprzezroczysta nakładka z komunikatami postępu: „Sprawdzanie integracji…”, „Łączenie z bazą danych…”, „Ładowanie danych firmy…”, „Inicjalizacja widoku użytkownika…”, „Gotowe.” — dzięki temu widać, na którym etapie logowanie ewentualnie się zatrzymało.
6. Po poprawnym zalogowaniu aplikacja przełącza się w tryb pełnoekranowy i pokazuje widok główny z siatką dokumentów.

8. Pierwsza rejestracja licencji

Jeżeli po zalogowaniu do firmy aplikacja nie znajdzie w bazie licencyjnej Intuiti licencji powiązanej z numerem licencji Symfonii, automatycznie wyświetli okno rejestracji licencji czasowej.

Krok po kroku

1. Uzupełnij sekcję Dane firmy: NIP oraz pełną nazwę firmy (pola wymagane).
2. Uzupełnij sekcję Dane kontaktowe: imię i nazwisko osoby kontaktowej, adres e-mail oraz numer telefonu (pola wymagane).
3. Sekcje Dane licencji i Dane programu wypełniają się automatycznie — obejmują datę rozpoczęcia i zakończenia licencji czasowej (30 dni), numer licencji Symfonii oraz wersję aplikacji.
4. Zapoznaj się z Regulaminem świadczenia usług oraz zaznacz zgodę na przetwarzanie danych osobowych — bez tego przycisk rejestracji pozostanie nieaktywny.
5. Kliknij „Zarejestruj licencję czasową”. Po poprawnej rejestracji aplikacja automatycznie wyloguje i zaloguje ponownie do tej samej firmy, wczytując świeżo zapisane ustawienia licencji.

9. Widok główny — siatka dokumentów

Po zalogowaniu do firmy główną częścią aplikacji staje się widok siatki dokumentów. Prezentuje on wszystkie dokumenty pobrane z V-Desk w tabeli z kolumnami takimi jak: numer dokumentu, typ, Numer KSeF, kontrahent, NIP, rejestr VAT, waluta, kurs, Netto w walucie, VAT PLN, Brutto w walucie, daty wystawienia/operacji/wpływu oraz status importu do Symfonii.

Pasek narzędzi i akcje na wierszach

• Pole Szukaj filtruje listę w trakcie pisania — nie trzeba zatwierdzać frazy ani wskazywać, po której kolumnie szukać. Jedna fraza przeszukuje naraz numer dokumentu, numer KSeF, dane kontrahenta (kod, nazwa, adres, NIP, miejscowość, kraj), rejestr VAT, definicję dokumentu, walutę i rodzaj operacji. Klawisz Esc czyści pole i przywraca pełną listę.
• Przełącznik „Pokaż FK” decyduje, czy na liście widać dokumenty już zaksięgowane w Symfonii FK. Odznaczony (stan domyślny) je ukrywa, zaznaczony pokazuje całość. Przy każdym przełączeniu zaznaczenie dokumentów jest czyszczone, a „zaznacz wszystkie” obejmuje wyłącznie pozycje aktualnie widoczne — dzięki temu ukryty dokument nie trafi przypadkiem do ponownej wysyłki.
• Każdy wiersz zaznacza się checkboxem — zaznaczenie decyduje, które dokumenty trafią do zbiorczego eksportu przyciskiem „Wyślij dokumenty do FK” w panelu operacyjnym (rozdział 10).
• Kolumna „Import” pokazuje wynik ostatniego eksportu: zielony znacznik = sukces, czerwony wykrzyknik = błąd, pusto = jeszcze nie eksportowano.
• Kolumna „Komunikaty” pokazuje, co Symfonia zgłosiła przy księgowaniu: czerwona plakietka z liczbą błędów, pomarańczowa z liczbą ostrzeżeń. Plakietka z zerem nie jest pokazywana, a gdy nie ma ani błędów, ani ostrzeżeń, pojawia się zielona pastylka „brak błędów”. Kliknięcie otwiera pełną treść komunikatów.
• Zielony znacznik przy dokumencie oznacza, że dokument jest już w FK — dopasowanie idzie najpierw po numerze KSeF, a dla dokumentów bez numeru KSeF po numerze dokumentu, kwocie brutto i NIP-ie kontrahenta (rozdział 13).
• Wpis „Do uzg.” w kolumnie kontrahenta oznacza, że kontrahenta z dokumentu nie udało się automatycznie dopasować do bazy Symfonii — wymagane jest ręczne uzgodnienie (rozdział 17).
• Zestaw widocznych kolumn można zmieniać (opcje kolumn nad siatką); wybór jest zapamiętywany.

Przycisk „Odśwież” — co dokładnie robi

Ikona odświeżania na pasku narzędzi zakładki dopytuje V-Desk o dokumenty z tego samego zakresu dat, z którym zakładka została otwarta, i dokłada do listy te, których jeszcze na niej nie ma. Na czas pobierania widoczna jest nakładka „Trwa odświeżanie listy dokumentów z V-Desk...”.

Nowo dołożone dokumenty przechodzą pełne przygotowanie tak samo jak przy pierwszym pobraniu: dopasowanie kontrahentów, nałożenie schematu księgowania, ustawień importu i kursów walut.

10. Panel operacyjny i chowanie bocznego paska

Po prawej stronie widoku głównego znajduje się panel operacyjny — miejsce, z którego uruchamia się wysyłkę dokumentów do Symfonii FK. Panel można zwinąć, żeby oddać całą szerokość okna liście dokumentów. Ustawiony stan jest zapamiętywany i przywracany przy następnym zalogowaniu, więc raz wybrany układ okna zostaje.

Panel rozwinięty

W stanie rozwiniętym panel ma stałą szerokość i pokazuje komplet informacji oraz ustawień wysyłki:

Panel chowa się kliknięciem wąskiego pionowego paska ze strzałkami na jego lewej krawędzi (ikona « / »).

Panel zwinięty

Po zwinięciu panel nie znika całkowicie — zastępuje go wąski pionowy pasek ikon. Najważniejsze operacje zostają pod ręką (rok obrachunkowy, data wprowadzenia, oba przełączniki, uzgadnianie kontrahentów i wysyłka), a każda ikona ma dymek z opisem i bieżącą wartością, więc nie trzeba rozwijać panelu tylko po to, żeby sprawdzić ustawienie. Pierwsza ikona od góry (») przywraca pełny panel.

11. Import dokumentów z plików JPK — funkcja wyłączona

Silnik odczytu plików JPK_FA, JPK_V7 i JPK_MAG pozostaje w kodzie aplikacji — stąd nazwy typów dokumentów spotykane w innych miejscach interfejsu — ale nie jest udostępniony użytkownikowi. Import z plików JPK obsługuje odrębny produkt Intuiti.

12. Pobieranie faktur z V-Desk

Podstawowa funkcja aplikacji: pobieranie faktur bezpośrednio z systemu V-Desk (PrimeSoft) przez jego API REST, bez ręcznego eksportowania i wczytywania plików. Konfiguracja połączenia opisana jest w rozdziale 18 — poniżej sama praca z pobieraniem.

12.1 Okno „Pobierz faktury z serwisu V-Desk”

Przycisk „Wczytaj” na pasku menu otwiera okno pobierania — nie rozwija podmenu, tylko od razu prowadzi do tego okna.

Sprawdzenie dostępu do serwera

Zaraz po otwarciu okna program sam sprawdza, czy serwer V-Desk odpowiada, i pokazuje wynik w karcie pod filtrem dokumentów. Przebieg jest zawsze taki sam:

1. karta zapala się w stanie „Sprawdzam dostęp do serwera V-Desk…” z obracającą się strzałką, a przycisk Pobierz faktury zostaje na ten czas wyłączony;
2. po krótkiej chwili program wysyła zapytanie pod adres bazowy z ustawień integracji;
3. karta pokazuje wynik, strzałka przestaje się obracać, przycisk wraca do użytku.

Ten sam stan pokazuje pastylka Serwer V-Desk na pasku statusu okna głównego, razem z nazwą serwera i przyciskiem ponownego sprawdzenia.

12.2 Co program pobiera

Dla każdej faktury z V-Desk pobierane są m.in.:

• numer faktury, rodzaj dokumentu, opis;
• dane kontrahenta (nazwa, NIP, adres) — adres jest rozbijany na miejscowość i kod pocztowy, jeżeli V-Desk przysłał go jednym ciągiem;
• daty: wystawienia, sprzedaży, wpływu, termin płatności oraz forma płatności;
• kwoty netto i brutto, waluta oraz kurs;
• pozycje VAT (podstawa i kwota podatku w rozbiciu na stawki);
• dekret — gotowe zapisy Wn/Ma przysłane z V-Desk, wraz z księgowaniami równoległymi, jeżeli takie są na dokumencie;
• numer KSeF i data wystawienia w KSeF, jeżeli faktura ma powiązany dokument ustrukturyzowany (rozdział 13).

Pobrane dokumenty trafiają do nowej zakładki nazwanej „V-Desk.pl od … do …”. Dalszą pracę z siatką opisuje rozdział 9.

12.3 Wysyłka do Symfonii i zwrot numeru do V-Desk

• Wysyłkę uruchamia przycisk „Wyślij dokumenty do FK” w panelu operacyjnym (rozdział 10). Dokumenty trafiają do bufora wskazanego roku obrachunkowego, nigdy bezpośrednio do ksiąg.
• Jeżeli w bloku Parametry integracji włączono „Automatycznie wysyłaj Symfonia ID do V-Desk”, po udanym zaksięgowaniu program odsyła do V-Desk numer PK nadany przez Symfonię. Wynik tej operacji trafia na listę komunikatów dokumentu.
• Ręczny odpowiednik tej operacji to menu Ustawienia → Aktualizacja ID w V-Desk.
• Menu Kartoteki → Wyślij kontrahentów do V-Desk wysyła kartotekę kontrahentów Symfonii do V-Desk. Wymaga uzupełnionego pola Firma w V-Desk (rozdział 18).

13. Numer KSeF na dokumentach z V-Desk

Faktury pobrane z V-Desk mogą mieć powiązany numer z Krajowego Systemu e-Faktur. Program traktuje go jako pełnoprawną daną dokumentu, nie tylko jako informację na ekranie.

14. JPK_V7 — rejestry VAT i znaczniki dokumentu

Przy wysyłce dokumentu do Symfonii program zakłada dla niego rejestr VAT i wypełnia dane, z których Symfonia buduje później deklarację JPK_V7.

14.1 Rejestr VAT

• Rejestr zakładany jest osobno dla każdej stawki występującej na dokumencie — z podstawą, kwotą VAT i kwotą brutto przeliczonymi na złote według kursu dokumentu. Tak księgowana jest zdecydowana większość dokumentów, czyli te z jednym rejestrem VAT. Wyjątkiem jest samoopodatkowanie, opisane w punkcie 14.4.
• Definicja rejestru bierze się z typu dokumentu (blok Definicje typów dokumentów, rozdział 18).
• Stawki nietypowe mapowane są na oznaczenia rozumiane przez Symfonię: NP i OO na stawkę „nie podlega” z oznaczeniem usługi, ZW na „zwolniona”, BP na „bez prawa odliczenia”. Pozostałe stawki przekazywane są wprost.
• Przy dokumentach walutowych z nietypowym kursem suma podstaw w rejestrach potrafi różnić się o grosze od wartości dokumentu — różnica dopisywana jest do pierwszego rejestru, żeby dokument się bilansował.

14.2 Okres rozliczenia a metoda kasowa

Standardowo do rejestru wpisywany jest okres rozliczenia VAT wyliczony z daty dokumentu. Jeżeli w bloku Parametry integracji włączono metodę kasową, zamiast okresu ustawiany jest wybrany tryb oczekiwania: bez okresu, zapłata albo termin płatności (rozdział 18).

14.3 Znacznik BFK

Faktury pobrane z V-Desk, które nie mają numeru KSeF, oznaczane są w Symfonii znacznikiem JPK_V7 BFK — faktura poza KSeF. Znacznik nadawany jest automatycznie, na podstawie samego braku numeru; nie trzeba go nigdzie włączać ani uzupełniać ręcznie.

14.4 Dwa rejestry VAT — samoopodatkowanie (podatnikiem jest nabywca)

Przy zakupie towarów i usług, dla których podatnikiem jest nabywca — nabycie wewnątrzwspólnotowe (WNT), import usług i towarów, odwrotne obciążenie krajowe — podatek nalicza sobie sam kupujący. Powstaje samoopodatkowanie: jednocześnie obowiązek podatkowy i prawo do odliczenia, w tej samej kwocie. Dlatego taki dokument trafia do dwóch rejestrów VAT naraz — naliczonego i należnego.

To jedyny przypadek, w którym program nie rozbija dokumentu po stawkach. Cała wartość netto rozliczana jest jedną stawką:

Drugi rejestr wskazuje się w jednym z dwóch miejsc:

• we wzorcu typu dokumentu — pole rejestru należnego (punkt 18.4); wzorzec nadaje go automatycznie każdemu dopasowanemu dokumentowi,
• bezpośrednio w oknie wysyłki do bufora — wybór rejestru należnego dotyczy wtedy dokumentów z bieżącej wysyłki.

Faktura źródłowa nie podaje kwoty podatku — jej pozycje mają stawkę OO albo NP i zerowy VAT. Program wylicza go sam, od wartości netto dokumentu, według stawki VAT należnego ustawionej w programie (domyślnie 23%, rozdział 18). Stawka obowiązuje dla całego dokumentu i jest identyczna w obu rejestrach.

Kwota netto trafia do rejestrów w złotych, po przeliczeniu kursem dokumentu — WNT to zwykle dokument walutowy.

W księgach powstaje para zapisów na kwotę podatku: WN „VAT NALICZONY” na koncie VAT ze schematu nałożonego na dokument i MA „VAT NALEŻNY” na koncie VAT z domyślnego schematu sprzedaży.

15. Przedłużanie licencji (subskrypcji)

Status licencji (data ważności, liczba pozostałych dni, limit dokumentów) widoczny jest na stałe w dolnym pasku głównego okna aplikacji. Menu Licencja → Aktualna licencja pokazuje szczegóły i pozwala odświeżyć dane licencji z serwera Intuiti — przydatne po opłaceniu przedłużenia subskrypcji, żeby nowa data ważności została pobrana bez konieczności ponownego logowania.

16. Algorytmy dekretacji i edytor schematów księgowania

Menu Ustawienia → Schematy księgowań otwiera edytor reguł decydujących, na jakie konta księgowe i z jaką treścią trafi dana pozycja dokumentu podczas eksportu do Symfonii.

• Każdy schemat może być dopasowywany po frazie zawartej w opisie pozycji dokumentu — pierwsza pasująca fraza decyduje o użytym schemacie.
• Jeśli żadna fraza nie pasuje, stosowany jest schemat domyślny, skonfigurowany dla danego typu dokumentu (sprzedaż/zakup) w ustawieniach importu (rozdział 18).
• Osobne menu Pomoc → Algorytmy dekretacji zawiera odrębny, szczegółowy opis mechanizmu dopasowywania i księgowania.

16.1 Skąd bierze się każde konto — dekret z V-Desk a schemat księgowania

To najczęstsze źródło nieporozumień, więc reguła w jednym zdaniu: schemat księgowania jest dopasowywany zawsze (choćby po to, żeby dać konto VAT), ale to, czy jego numery kont trafią do FK, zależy od dwóch przełączników w sekcji Konta księgowań (Ustawienia integratora → Integracja API). W obu przełącznikach:

Nazwa dopasowanego schematu widoczna w oknie szczegółów nie oznacza, że dokument został zaksięgowany na jego kontach — mówi tylko, który schemat wygrał dopasowanie. Co faktycznie pójdzie do FK, pokazuje kolumna Źródło w tabeli Zapisy dekretu.

16.2 Przykład — ten sam dokument przy różnych ustawieniach

Dekret przysłany przez V-Desk oraz dopasowany schemat Formuła domyślna (konto netto 490, konto brutto 202-3-1-x, konto VAT 221-2); kontrahent ma w kartotece FK pozycję 5.

"dekret": [
  { "strona": "winien", "konto": "469-3-40", "kwota": 170.61, "opis": "DYWANIKI FG5645R" },
  { "strona": "ma",     "konto": "213",      "kwota": 209.85 }
]

Gdyby V-Desk przysłał po stronie ma konto 202 zamiast 213, przy odznaczonym koncie brutto powstałoby 202-3-1-5 w całości ze schematu (Źródło: Formuła domyślna), a przy zaznaczonym — również 202-3-1-5, ale z syntetyką z obiegu (Źródło: V-Desk + Formuła domyślna). Numer wychodzi ten sam, różni się źródło; rozjeżdża się dopiero wtedy, gdy syntetyka w V-Desk i w schemacie są różne.

16.3 Wartości kolumny „Źródło” w oknie szczegółów

17. Kartoteki — kontrahenci

Menu Kartoteki zawiera powiązane funkcje pracy z kontrahentami:

18. Ustawienia — obszary konfiguracji i API V-Desk

Menu Ustawienia → Wszystkie ustawienia importu otwiera główne okno konfiguracyjne, podzielone na zakładki. Każdą zakładkę można otworzyć od razu, wybierając jej nazwę wprost z menu Ustawienia. Ustawienia zapisywane są lokalnie w pliku Companies.xml, osobno dla każdej firmy (po numerze NIP) — dwie firmy na tym samym stanowisku mogą mieć różną konfigurację.

18.1 Obszary ustawień

18.2 Zakładka „Integracja API” — połączenie z V-Desk

Zakładka dzieli się na dwa kafle: po lewej dane połączenia, po prawej objaśnienie pól wraz z danymi kontaktowymi producenta V-Desk.

Stan integracji

U góry widnieje pozycja Integracja: V-Desk z polem wyboru, którego nie da się przestawić ręcznie — pokazuje ono jedynie, czy integracja jest objęta licencją:

Integracja jest zawsze z jednym systemem — V-Desk. Nie ma tu wyboru dostawcy.

Pola połączenia

Przyciski

Kafel pomocy i dokumentacja API

Prawy kafel „Jak wypełnić te pola” opisuje każde z ustawień, pokazuje wzór adresu bazowego na ciemnym tle oraz dane kontaktowe producenta V-Desk:

Na dole kafla znajduje się odnośnik „Dokumentacja API V-Desk”, który otwiera dokument Dokumentacja\API\API_VDesk.html. Opisano w nim wykorzystywane końcówki API, format danych, przykładowe odpowiedzi JSON i kody błędów — przydaje się przy diagnozowaniu problemów razem z administratorem po stronie PrimeSoft.

18.3 Zakładka „Parametry integracji”

18.4 Wzorce typów dokumentów — ze schematem księgowania

Wzorzec pozwala powiedzieć: „dokumentom pasującym do tej frazy nadaj taki typ, taki rejestr VAT i taki schemat księgowania”. Edytor otwiera się z zakładki Definicje typów dokumentów.

Lista wzorców po lewej stronie okna pokazuje kolumnę Schemat, więc widać od razu, które wzorce narzucają dekretację, a które zostawiają ją dopasowaniu po frazie.

18.5 Zakładka „Definicje typów dokumentów” — ustawienia domyślne

Zakładka zawiera ustawienia stosowane do dokumentów, których nie dopasowano do żadnego wzorca (punkt 18.4).

Maska #opis w polu Treść

Wpisanie #opis w polu Treść powoduje, że przy wysyłce do FK w to miejsce podstawiany jest opis kosztu z pierwszego zapisu dekretu na koncie zespołu 4 (koszty rodzajowe), przysłanego przez V-Desk razem z dokumentem. Zapisy na kontach rozrachunkowych i VAT są pomijane — niosą opisy techniczne, nieprzydatne jako treść dokumentu.

Maskę można łączyć ze zwykłym tekstem:

19. Aktualizacja programu

Menu „Aktualizacja” w pasku menu głównego uruchamia narzędzie IntuitiUpdater, które samo sprawdza, czy zainstalowana wersja jest aktualna. Jeśli tak — pokazuje stan „aktualne” z możliwością naprawy instalacji (ponowne wgranie tej samej wersji); jeśli dostępna jest nowsza wersja — pozwala ją pobrać i zainstalować jednym kliknięciem.

Dodatkowo, przy każdym uruchomieniu aplikacja sama sprawdza dostępność nowej wersji i — jeśli taka istnieje — pyta, czy zaktualizować program od razu.