Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

§1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki świadczenia usług drogą elektroniczną przez Intuiti sp. z o.o. z siedzibą w Polsce, NIP: 7811882150 (dalej: „Usługodawca”), polegających na udostępnianiu aplikacji desktopowej IntegratorKSeF & JPK do Symfonii (dalej: „Aplikacja”), służącej do importu, przetwarzania i eksportu dokumentów księgowych, faktur oraz plików JPK pomiędzy systemami zewnętrznymi (m.in. Krajowy System e-Faktur „KSeF”, Fakturownia.pl, AkceptujFaktury.pl) a systemami finansowo-księgowymi Symfonia i Symfonia ERP, stanowiącymi odrębne systemy z własnymi, dedykowanymi obiektami integracyjnymi.
2. Regulamin został sporządzony w oparciu o obowiązujące przepisy prawa polskiego oraz prawa Unii Europejskiej, w szczególności:
   • ustawę z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 344 z późn. zm.),
   • ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1610 z późn. zm.),
   • ustawę z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2509 z późn. zm.),
   • ustawę z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2759 z późn. zm.),
   • rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO),
   • ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1781),
   • ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w zakresie przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.).
3. Każdy Użytkownik zobowiązany jest do zapoznania się z treścią Regulaminu przed rozpoczęciem korzystania z Aplikacji. Rozpoczęcie korzystania z Aplikacji, w tym rejestracja licencji, jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu w całości.
4. Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie na stronie internetowej Usługodawcy oraz w Aplikacji, w formie umożliwiającej jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie jego treści za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się Użytkownik.

§2. Definicje

§3. Warunki techniczne świadczenia usług drogą elektroniczną

1. Do prawidłowego korzystania z Aplikacji niezbędne jest posiadanie: komputera klasy PC z systemem operacyjnym Microsoft Windows w wersji wspieranej przez producenta, środowiska uruchomieniowego .NET Framework we właściwej wersji, aktywnego połączenia z siecią Internet oraz — w przypadku integracji z systemami Symfonia lub Symfonia ERP — poprawnie zainstalowanych i skonfigurowanych obiektów integracyjnych właściwych dla danego systemu (Symfonia i Symfonia ERP stanowią odrębne systemy, obsługiwane przez odrębne, dedykowane obiekty integracyjne).
2. Usługodawca dokłada należytej staranności, aby korzystanie z Aplikacji było możliwe dla Użytkowników korzystających z powszechnie używanych systemów operacyjnych oraz standardowej konfiguracji sprzętowej, jednak nie gwarantuje pełnej kompatybilności ze wszystkimi możliwymi konfiguracjami sprzętowo-programowymi.
3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do prowadzenia prac konserwacyjnych infrastruktury informatycznej, w tym serwerów licencyjnych, mogących powodować czasowe utrudnienia lub przerwy w działaniu Usług. Usługodawca dołoży starań, aby przerwy techniczne były jak najkrótsze i planowane w godzinach o najniższym natężeniu ruchu.
4. Zabronione jest dostarczanie przez Użytkownika treści o charakterze bezprawnym, a także podejmowanie działań mogących wywołać zakłócenia w funkcjonowaniu Aplikacji lub infrastruktury Usługodawcy (m.in. próby nieautoryzowanego dostępu, ataki typu DoS, inżynieria wsteczna Aplikacji).

§4. Rodzaj i zakres usług

1. Aplikacja umożliwia w szczególności:
   • import faktur i dokumentów z plików JPK (JPK_FA, JPK_V7, JPK_MAG) oraz z Krajowego Systemu e-Faktur,
   • import danych z serwisów zewnętrznych: Fakturownia.pl, AkceptujFaktury.pl,
   • mapowanie i eksport dokumentów do systemów Symfonia oraz Symfonia ERP, stanowiących odrębne systemy obsługiwane przez odrębne, dedykowane obiekty integracyjne (interfejsy COM) właściwe dla danego systemu,
   • obsługę uwierzytelniania i podpisu w KSeF (certyfikat kwalifikowany, token autoryzacyjny),
   • pobieranie kursów walut z Narodowego Banku Polskiego oraz wykonywanie przeliczeń walutowych,
   • podgląd i wydruk dokumentów w formacie HTML/PDF.
2. Zapis danych do baz danych systemów Symfonia oraz Symfonia ERP odbywa się wyłącznie za pośrednictwem oficjalnych, udostępnianych przez producentów tych systemów obiektów integracyjnych (obiektów biznesowych). Aplikacja nie modyfikuje danych bezpośrednio w bazie danych (np. za pomocą zapytań SQL ingerujących w strukturę danych z pominięciem warstwy biznesowej), co zapewnia pełne bezpieczeństwo, spójność oraz integralność danych księgowych Użytkownika, zgodnie z regułami walidacji i logiką biznesową zaimplementowaną przez producenta danego systemu finansowo-księgowego.
3. Zakres funkcjonalności dostępnych dla danego Użytkownika zależy od wykupionego pakietu licencyjnego i jest widoczny w module rejestracji/zarządzania licencją Aplikacji.
4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do rozwijania, modyfikowania oraz ograniczania poszczególnych funkcjonalności Aplikacji, w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa podatkowego oraz specyfikacji technicznych KSeF, o czym Użytkownicy będą informowani za pośrednictwem komunikatów w Aplikacji lub strony internetowej Usługodawcy.

§5. Licencja na korzystanie z Aplikacji

1. Usługodawca udziela Użytkownikowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej licencji na korzystanie z Aplikacji, ograniczonej czasowo (licencja testowa/czasowa, np. 30-dniowa) lub na czas określony w umowie/zamówieniu, wyłącznie na własny użytek gospodarczy Użytkownika, w zakresie wykupionego pakietu funkcjonalnego.
2. Licencja nie obejmuje prawa do: rozpowszechniania, sublicencjonowania, dekompilacji, dekodowania, modyfikacji kodu źródłowego Aplikacji ani usuwania oznaczeń producenta, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.
3. Rejestracja licencji czasowej (np. 30-dniowej) następuje poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego w Aplikacji, podanie wymaganych danych (dane firmy, dane osoby kontaktowej, NIP) oraz akceptację niniejszego Regulaminu i wyrażenie zgód wymaganych do przetworzenia zgłoszenia.
4. Po upływie okresu licencji czasowej dostęp do pełnej funkcjonalności Aplikacji może zostać ograniczony do czasu zawarcia umowy na dalsze korzystanie z Aplikacji lub przedłużenia licencji zgodnie z aktualnym cennikiem Usługodawcy.
5. Właścicielem wszelkich praw autorskich majątkowych do Aplikacji, w tym kodu źródłowego, interfejsu, dokumentacji i znaków towarowych, jest Intuiti sp. z o.o.

§6. Zasady rejestracji i zawarcia umowy

1. Warunkiem rozpoczęcia korzystania z Aplikacji jest prawidłowe wypełnienie formularza rejestracyjnego, w tym podanie danych: nazwy firmy, numeru NIP, imienia i nazwiska osoby upoważnionej do kontaktu, adresu e-mail oraz numeru telefonu, a także akceptacja Regulaminu.
2. Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia rejestracji licencji przez system Usługodawcy, na czas określony wskazany w warunkach danego pakietu licencyjnego.
3. Usługodawca zastrzega sobie prawo odmowy aktywacji licencji lub jej zawieszenia w przypadku podania nieprawdziwych lub niekompletnych danych rejestracyjnych, a także w przypadku uzasadnionego podejrzenia naruszenia postanowień Regulaminu.

§7. Płatności i rozliczenia

1. Korzystanie z licencji czasowej/testowej Aplikacji jest bezpłatne w okresie wskazanym w warunkach danej promocji (np. 30 dni).
2. Dalsze korzystanie z Aplikacji po zakończeniu okresu testowego wymaga zawarcia odrębnej umowy odpłatnej oraz uiszczenia opłaty licencyjnej zgodnie z aktualnym cennikiem Usługodawcy, dostępnym na stronie internetowej Intuiti sp. z o.o. lub przekazanym Użytkownikowi indywidualnie.
3. Wszelkie płatności rozliczane są na podstawie faktur VAT wystawianych przez Usługodawcę, z terminem płatności wskazanym na fakturze, chyba że strony uzgodniły inaczej w odrębnej umowie.

§8. Prawa i obowiązki Użytkownika

1. Użytkownik zobowiązany jest do korzystania z Aplikacji zgodnie z jej przeznaczeniem, obowiązującymi przepisami prawa oraz postanowieniami Regulaminu.
2. Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za prawidłowość, kompletność i zgodność z prawem danych wprowadzanych do Aplikacji oraz przekazywanych za jej pośrednictwem do systemów zewnętrznych (KSeF, Symfonia, Symfonia ERP i inne).
3. Użytkownik zobowiązany jest do zabezpieczenia danych dostępowych, certyfikatów i tokenów autoryzacyjnych wykorzystywanych w Aplikacji przed dostępem osób nieuprawnionych.
4. Użytkownikowi przysługuje prawo zgłaszania Usługodawcy uwag, sugestii oraz reklamacji dotyczących funkcjonowania Aplikacji, na zasadach określonych w §14 Regulaminu.

§9. Prawa i obowiązki Usługodawcy

1. Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia Usług z należytą starannością, zgodnie z aktualną wiedzą techniczną oraz obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności w zakresie zgodności ze specyfikacją techniczną Krajowego Systemu e-Faktur.
2. Usługodawca zapewnia wsparcie techniczne dla Użytkowników w zakresie i na zasadach wskazanych w warunkach danego pakietu licencyjnego lub umowy serwisowej.
3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do czasowego zawieszenia świadczenia Usług w celu przeprowadzenia niezbędnych prac konserwacyjnych, aktualizacyjnych lub naprawczych.

§10. Odpowiedzialność Usługodawcy

1. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usług na zasadach ogólnych wynikających z Kodeksu cywilnego, z zastrzeżeniem postanowień poniższych.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku: działania siły wyższej, nieprawidłowego działania systemów zewnętrznych (w tym KSeF, Symfonia, Symfonia ERP, Fakturownia.pl, AkceptujFaktury.pl) niezależnych od Usługodawcy, niewłaściwej konfiguracji środowiska informatycznego Użytkownika, a także wprowadzenia przez Użytkownika błędnych lub niekompletnych danych.
3. Całkowita odpowiedzialność Usługodawcy wobec Użytkownika z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy ograniczona jest do wysokości opłaty licencyjnej uiszczonej przez Użytkownika za okres rozliczeniowy, w którym doszło do powstania szkody, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej (w szczególności wobec Konsumentów).
4. Ograniczenia odpowiedzialności, o których mowa w niniejszym paragrafie, nie mają zastosowania w przypadku szkody wyrządzonej Użytkownikowi będącemu Konsumentem w zakresie, w jakim ograniczenie takie byłoby sprzeczne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa, w tym ustawą o prawach konsumenta.

§11. Ochrona danych osobowych (RODO)

1. Administratorem danych osobowych Użytkowników przetwarzanych w związku ze świadczeniem Usług jest Intuiti sp. z o.o., NIP: 7811882150.
2. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, w celu: zawarcia i wykonania umowy o świadczenie Usług (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Usługodawcy, np. podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), a w przypadku wyrażenia odrębnej zgody — również w celach marketingowych i handlowych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
3. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w tym przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego, a w zakresie zgody marketingowej — do czasu jej wycofania.
4. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia i realizacji umowy o świadczenie Usług oraz aktywacji licencji Aplikacji.
6. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zawarte są w Polityce Prywatności Usługodawcy, dostępnej na stronie internetowej Intuiti sp. z o.o.

§12. Logi aplikacyjne

1. W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Aplikacji, monitorowania poprawności działania licencji oraz świadczenia wsparcia technicznego, Aplikacja przesyła do systemu monitorującego Usługodawcy (interfejs API dostępny pod domeną intuiti.pl) wyłącznie dane techniczno-eksploatacyjne, obejmujące: numer licencji systemu Symfonia lub Symfonia ERP przypisany do Użytkownika, nazwę i wersję Aplikacji, rodzaj zdarzenia (np. uruchomienie Aplikacji, logowanie, informacja, błąd) oraz zwięzły opis zdarzenia (np. treść komunikatu błędu, liczbę zaimportowanych lub wyeksportowanych dokumentów).
2. Usługodawca nie przesyła, nie gromadzi ani w żaden inny sposób nie przechowuje w ramach logów aplikacyjnych treści dokumentów księgowych, danych kontrahentów Użytkownika (klientów Użytkownika), ani jakichkolwiek innych danych osobowych osób trzecich niezwiązanych bezpośrednio z eksploatacją i licencjonowaniem Aplikacji.
3. Dane, o których mowa w niniejszym paragrafie, wykorzystywane są wyłącznie w celach diagnostycznych, statystycznych oraz zapewnienia poprawności działania licencji i wsparcia technicznego, i nie są udostępniane podmiotom trzecim, z wyjątkiem sytuacji wymaganych przepisami prawa.

§13. Prawo odstąpienia od umowy

1. Użytkownikowi będącemu konsumentem w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego, a także osobie fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści umowy wynika, że nie posiada ona dla tej osoby charakteru zawodowego, przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podawania przyczyny, zgodnie z ustawą z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.
2. Prawo odstąpienia od umowy nie przysługuje w przypadku, gdy Usługodawca wykonał w pełni usługę za wyraźną i uprzednią zgodą Użytkownika, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po jego spełnieniu utraci prawo odstąpienia od umowy — co dotyczy w szczególności udostępnienia treści cyfrowych niedostarczanych na nośniku materialnym (aktywacja licencji Aplikacji), jeżeli spełnianie świadczenia rozpoczęło się za wyraźną zgodą Użytkownika przed upływem terminu do odstąpienia od umowy.
3. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy można złożyć drogą elektroniczną na adres kontaktowy Usługodawcy wskazany na stronie internetowej Intuiti sp. z o.o.

§14. Reklamacje

1. Użytkownik ma prawo zgłaszać reklamacje dotyczące funkcjonowania Aplikacji oraz świadczonych Usług drogą elektroniczną na adres e-mail lub adres korespondencyjny Usługodawcy wskazany na stronie internetowej Intuiti sp. z o.o.
2. Reklamacja powinna zawierać co najmniej: dane identyfikujące Użytkownika, opis zgłaszanego problemu oraz oczekiwany sposób jego rozwiązania.
3. Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania i poinformuje Użytkownika o sposobie jej rozpatrzenia drogą elektroniczną lub pisemną.

§15. Rozwiązanie umowy

1. Umowa zawarta na czas określony (np. licencja czasowa) wygasa automatycznie z upływem okresu, na jaki została zawarta, bez konieczności składania dodatkowych oświadczeń przez strony.
2. Każda ze stron może rozwiązać umowę zawartą na czas nieokreślony z zachowaniem okresu wypowiedzenia określonego w odrębnej umowie, a w przypadku jego braku — z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
3. Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia przez Użytkownika postanowień Regulaminu, w szczególności korzystania z Aplikacji niezgodnie z jej przeznaczeniem lub w sposób naruszający prawa osób trzecich.

§16. Własność intelektualna

1. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Aplikacji, w tym prawa autorskie majątkowe do kodu źródłowego, interfejsu graficznego, dokumentacji, a także prawa do znaków towarowych „Intuiti” i „IntegratorKSeF”, przysługują wyłącznie Intuiti sp. z o.o.
2. Korzystanie z Aplikacji nie skutkuje przeniesieniem na Użytkownika jakichkolwiek praw własności intelektualnej, poza niewyłącznym prawem do korzystania z Aplikacji w zakresie określonym udzieloną licencją.

§17. Pozasądowe sposoby rozpatrywania sporów

1. Użytkownik będący konsumentem ma możliwość skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w tym za pośrednictwem platformy internetowego systemu rozstrzygania sporów Unii Europejskiej (platforma ODR), dostępnej pod adresem: ec.europa.eu/consumers/odr, a także za pośrednictwem właściwych terenowo Wojewódzkich Inspektoratów Inspekcji Handlowej lub stałych polubownych sądów konsumenckich.
2. Skorzystanie z pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów ma charakter dobrowolny i wymaga zgody obu stron.

§18. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy o prawach konsumenta oraz RODO.
2. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu świadczonych Usług lub względów technicznych. O zmianie Regulaminu Użytkownicy zostaną poinformowani z odpowiednim wyprzedzeniem za pośrednictwem Aplikacji lub strony internetowej Usługodawcy.
3. Ewentualne spory wynikające z umów zawartych na podstawie niniejszego Regulaminu, których stroną nie jest konsument, rozpatrywane będą przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji i obowiązuje do czasu wprowadzenia zmian lub wprowadzenia nowego regulaminu.